Cara melakukan perubahan pesanan. Nama dokumen yang melakukan perubahan. Aturan perubahan peraturan perundang-undangan dan aturan pencabutan peraturan perundang-undangan

Selama aktivitas ekonomi Organisasi sering kali, seiring berjalannya waktu, dokumen hukum yang diterbitkan sebelumnya memerlukan penyesuaian dan perubahan. Hal ini dapat disebabkan oleh perubahan tabel kepegawaian organisasi, pemecatan orang-orang tertentu yang bertanggung jawab dari organisasi, perekrutan karyawan baru, dan sebagainya. Untuk meresmikan perubahan yang dilakukan pada dokumen peraturan, manajer harus mengeluarkan perintah untuk mengubah perintah yang memerlukan perubahan.

Dalam kegiatan organisasi, mungkin timbul situasi yang memerlukan penyesuaian terhadap beberapa poin dari tatanan yang berlaku saat ini, yang diadopsi sebelumnya, dan semua faktor yang ada harus diperhitungkan.

Dari segi hukum, dalam beberapa hal, jalan keluar terbaik adalah dengan mengeluarkan perintah baru, sedangkan dokumen lama harus dibatalkan, yang menjadi dasar adalah perintah pembatalan pesanan.

Dalam praktiknya, mengubah perintah tersebut mungkin merupakan pilihan yang sangat layak, selama tidak bertentangan dengan hukum. Jadi, jika perintah baru dikeluarkan, maka perlu untuk membiasakan semua orang yang terkena dampak dalam organisasi dengannya, dan jika perintah yang dikeluarkan sebelumnya diubah, hanya orang-orang yang terkena dampaknya yang dapat diberitahu tentang perubahan tersebut.

Peristiwa serupa yang mungkin memerlukan perlunya mengubah perintah dapat mencakup perubahan informasi pribadi karyawan, perubahan, perubahan pejabat dalam organisasi, berlakunya tindakan hukum tertentu, pemecatan dan perekrutan karyawan baru. Misalnya, seorang karyawan yang ditunjuk sebelumnya dapat berhenti, dan akibatnya, diangkat orang pengganti.

Perubahan faktor-faktor yang mempengaruhi pekerjaan organisasi dan memerlukan penyesuaian dapat dilaporkan kepada manajer melalui aplikasi, atau melalui atau. Dokumen-dokumen ini dapat disediakan oleh manajer divisi struktural, atau bertanggung jawab (stakeholder). Manajer, berdasarkan informasi yang disajikan, mempelajari esensi masalah dan mengeluarkan perintahnya untuk membuat perubahan yang diperlukan dalam pekerjaan perusahaan.

Dokumen yang baru diterbitkan harus disahkan oleh pimpinan dan didaftarkan dalam jurnal (buku) untuk pendaftaran pesanan. Orang-orang yang tercakup dalam dokumen harus dibiasakan dengan tanda tangan - ini bisa berupa karyawan individu atau seluruh tim secara keseluruhan. Beberapa dokumen yang tidak memungkinkan adanya perubahan mungkin memerlukan penerbitan dokumen baru untuk menggantikan dokumen lama.

Undang-undang tidak menentukan berapa banyak perubahan yang dapat dilakukan terhadap perintah tersebut, namun masalah ini harus didekati secara rasional. Misalnya, membuat perubahan pada perintah amandemen adalah hal yang sangat tidak masuk akal, dan kebingungan dapat timbul dalam urutan dokumen ini.

Oleh karena itu, semua dokumen harus didaftarkan dalam urutan pendaftaran urutan kronologis dengan indikasi singkat tentang perubahan yang sedang dilakukan, sehingga setiap manajer atau karyawan dapat mengetahui dokumen mana yang terkini.

Unduh contoh pesanan untuk mengubah pesanan

Cara membuat pesanan untuk mengubah pesanan

Dokumen ini tidak memiliki bentuk yang disetujui dan dikembangkan secara khusus, sehingga harus dibuat pada kop surat organisasi yang memuat nama, alamat lengkap, dan rinciannya. Perintah itu juga harus memuat keterangan tentang tanggal pelaksanaan dan tempatnya; dokumen itu harus diberi nomor tetap, sesuai dengan kronologi pendaftarannya dalam daftar pesanan.

Ciri utama dokumen ini adalah judulnya memerlukan nama informasi dan rincian perintah yang dikeluarkan sebelumnya, yang dapat disesuaikan. Pembukaan harus mencerminkan alasan yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan, misalnya, “Karena adanya perubahan nama kepala akuntan” atau “karena adanya perubahan penanggung jawab”, dll.

Bagian administratif mencerminkan yang baru dan edisi lama item tertentu yang dapat berubah. Dalam beberapa kasus, Anda dapat melakukan penambahan pada versi lama tindakan normatif, misalnya, jika perlu untuk memperluas jangkauan tanggung jawab orang tertentu atau meningkatkan kekuasaan, dll. Jika perlu, diperkenalkan prosedur yang harus dilakukan oleh pejabat tertentu setelah melakukan penyesuaian tersebut.

Jika ada bagian dari dokumen yang dinyatakan tidak sah, maka hal ini juga tercermin dalam dokumen yang digunakan untuk melakukan penyesuaian, dan harus ditunjuk penanggung jawab untuk mengendalikan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan penyesuaian yang dilakukan. Di bawah ini adalah dasar yang mendasari dikeluarkannya perintah tersebut; bisa berupa pejabat atau memorandum, atau pernyataan dari pegawai yang bertanggung jawab. Dokumen ini (atau fotokopinya) dapat dilampirkan sebagai lampiran.

Perintah di bawah ini ditandatangani oleh pimpinan perusahaan, sedangkan data pribadi dan posisinya harus diuraikan dan ditunjukkan dalam teks. Selanjutnya, karyawan harus dibiasakan dengan perintah baru dengan tanda tangan dalam jangka waktu yang ditentukan, dan juga perlu menguraikan nama lengkap, tanda tangan, dan menunjukkan tanggal penandatanganan dokumen.

Jika perubahan suatu peraturan dikaitkan dengan kemunculan pegawai baru, maka masuk akal untuk membiasakannya dengan dokumen asli, yang juga harus dibuktikan dengan tanda tangannya. Tindakan ini sangat penting jika ketidaktahuan akan dokumen asli akan melanggar integritas gambar. Indikasi pengenalan tersebut dapat disorot dalam paragraf terpisah dari dokumen baru.

Nuansa

Jika pengelola melakukan penyesuaian (perubahan, penambahan, dll.) terhadap peraturan daerah yang telah disetujui sebelumnya, maka dokumen ini yang terbaik adalah memberi catatan bahwa itu valid edisi baru, menunjukkan rincian dokumen baru daripada mencatat perubahannya.

Ketika melakukan banyak penambahan dan perubahan pada peraturan yang ada, yang terbaik adalah meresmikannya sebagai lampiran pada perintah, dan dalam teks itu sendiri menunjukkan daftar penyesuaian dengan mengacu pada dokumen asli.

Sejak edisi Januari, kami mulai menerbitkan serangkaian artikel tentang desain dan aturan bekerja dengan pesanan, dan menerima pertanyaan klarifikasi dari pembaca, yang menurut kami menarik.

Ciutkan Pertunjukan

Di mana: delo@situs
Subjek: Konsultasi gratis untuk pelanggan

Di organisasi kami, kami memiliki perintah untuk mengeluarkan jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan. Ini berisi semua rincian, termasuk daftar posisi yang memenuhi syarat untuk diterbitkan. Dan untuk pesanan ini ada lembar sosialisasi yang memuat tanggal, jabatan, tanda tangan setiap orang yang membaca pesanan.

Sekarang posisi baru telah muncul di tabel kepegawaian, dan orang ini juga akan diizinkan untuk menerimanya jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan. Bagaimana cara mengaturnya? Lebih tepatnya:

cara membuat tambahan pesanan - cara membuat dan memberi nomor?
bagaimana cara membiasakan orang baru - apakah benar memasukkannya ke dalam lembar pengenalan pesanan awal atau lebih baik meminta akuntan baru untuk menandatangani pengenalan pada tambahan pesanan?

Apakah ada standar yang mengatur jumlah penambahan urutan kegiatan utama?

Perintah penetapan orang yang bertanggung jawab, jumlah dan batas waktu pelaporannya mulai 01/01/2012 bukan merupakan dokumen wajib untuk dipublikasikan. Detailnya ada di artikel “Uang yang dapat dipertanggungjawabkan: kita terima, belanjakan, laporkan” majalah No. 4’ 2013

Perintah adalah dokumen yang, seperti cermin, mencerminkan situasi manajemen saat ini. Dan di dunia ini segalanya mengalir dan berubah. Oleh karena itu, fakta, instruksi, aturan, persyaratan dan prosedur yang dituangkan dalam bentuk perintah menjadi usang seiring berjalannya waktu, dan tentu saja perlu dilakukan perubahan atau penambahan yang sesuai.

Perubahan disertakan dalam pesanan jika ada informasi faktual yang terkandung di dalamnya berubah. Misalnya, dikeluarkan perintah tentang pembagian kekuasaan di antara pimpinan organisasi, tetapi kemudian terjadi pergantian personel: satu karyawan dipecat dan yang baru diangkat menggantikannya. Dalam hal fungsi karyawan yang diberhentikan perlu dialihkan ke karyawan yang baru direkrut, tanpa mengubah esensi "utama" dari sebagian besar teks perintah, dokumen baru dikeluarkan, yang dengannya perubahan dilakukan. ke yang sudah ada.

Dokumen baru diterbitkan dalam formulir pesan dengan nomor seri berikutnya, tepat di judulnya Anda harus membuat tautan ke namanya, nomor pendaftaran dan tanggal perubahan perintah, dan di bagian menyatakan teks menunjukkan alasan/alasan dilakukannya perubahan; Anda juga dapat mengulangi bagian pernyataan dari urutan utama dimana perubahan dilakukan.

Contoh 1

Ubah sesuai pesanan

Ciutkan Pertunjukan

Jika lama kelamaan muncul fakta-fakta baru yang tidak diperhitungkan pada saat dikeluarkannya perintah, maka dikeluarkanlah perintah itu tambahan ke yang diterbitkan sebelumnya. Misalnya, suatu perintah menyetujui daftar anggota Komisi Ahli, tetapi timbul kebutuhan produksi untuk memasukkan anggota lain ke dalam komposisinya. Dalam hal ini akan dikeluarkan perintah baru untuk melakukan penambahan terhadap dokumen yang telah diterbitkan sebelumnya.

Ini dibuat dengan cara yang sama seperti perintah melakukan perubahan (lihat Contoh 2).

Contoh 2

Judul dan teks perintah yang mengubah perintah yang dikeluarkan sebelumnya (ditempatkan di tempat penggalan perintah dari Contoh 1, disorot dengan warna oranye)

Ciutkan Pertunjukan

Berapa banyak perubahan dan penambahan yang dapat dilakukan pada satu pesanan? Hal ini tidak diatur di tingkat negara bagian. Dan sulit untuk menetapkan batasan apa pun pada dokumen lokal organisasi: 2-3 atau 10-20. Harus ada logika dalam setiap pertanyaan.

Jika tatanan itu sendiri tidak lagi terlihat di balik banyaknya perubahan dan penambahan, maka inilah saatnya untuk berhenti dan berpikir: mungkin lebih baik menerbitkan dokumen baru? Dalam hal ini, perintah baru dikeluarkan, di mana paragraf terakhir dari bagian administratif adalah: “Perintah bertanggal… Tidak…. “O…” dianggap tidak sah.”. Frasa ini menunjukkan rincian hanya urutan awal, yang sebelumnya telah dilakukan perubahan/penambahan. Ini akan cukup untuk membuat semua dokumen yang memperbaikinya menjadi tidak valid.

Saat bekerja dengan penambahan dan perubahan pesanan, kesulitan utama bukanlah publikasi mereka, tetapi mereka akuntansi, yang kemudian memungkinkan kita untuk “menemukan tujuan”. EDMS modern memungkinkan Anda untuk menghubungkan dokumen satu sama lain menurut berbagai parameter, misalnya, dalam bentuk “tautan” berikut:

dokumen utama → perubahan pada dokumen utama;
dokumen utama → tambahan pada dokumen utama.

Dan tentunya pada saat pendaftaran dokumen perlu disebutkan bahwa dokumen baru tersebut merupakan perubahan atau penambahan terhadap dokumen yang diterbitkan sebelumnya. Namun, di sini juga kita menemui beberapa kendala. Seringkali dalam formulir pendaftaran, tanpa menetapkan tujuan yang luas, pendaftar di kolom “Ringkasan” hanya menunjukkan:

Jika kita berbicara tentang perubahan / penambahan perintah yang menyetujui pembagian kekuasaan atau memberikan hak untuk menandatangani dokumen apa pun, maka Anda dapat dengan tenang menjadi gila karena ringkasan seperti itu, yang ditunjukkan pada tabel di atas, dan menghabiskan banyak uang Anda pencarian waktu yang berharga dokumen yang diperlukan. Saat mendaftarkan dokumen tersebut, disarankan untuk menambahkan semacam "suar" pencarian - lihat teks dalam tanda kurung di bawah:

Ini tampaknya mendasar, tetapi berapa kali saya harus memecahkan “masalah yang tidak dapat dipecahkan”: Vasiliev I.V. jatuh sakit, dan siapa yang menandatangani fakturnya? Dan Anda mulai membolak-balik tumpukan kertas atau kilobyte halaman elektronik. Dalam bisnis apa pun, Anda perlu melihat segala sesuatunya secara rasional dan memikirkan konsekuensinya.

Sekarang mari kita jawab pertanyaan terakhir: bagaimana memperkenalkan orang baru yang muncul dalam proses yang semula diatur dengan perintah yang dikeluarkan sebelumnya?

Pertama-tama, peserta baru dalam proses tersebut harus terbiasa dengan dokumen di mana ia muncul (yaitu, penambahan atau perubahan pada pesanan). Anda juga dapat membiasakan diri dengan hal ini kepada mereka yang terdaftar dalam urutan awal sebagai penyelenggara proses (misalnya, dalam situasi dengan uang yang dapat dipertanggungjawabkan, ini bisa jadi kepala akuntan dan kasir). Lihat Contoh 1.

Jika dokumen utama tidak hanya berisi daftar orang, tetapi juga aturan untuk mengatur proses di mana anggota baru, maka masuk akal untuk membiasakan pendatang baru dengan tatanan utama.

Selama menjalankan aktivitas bisnis, suatu entitas dapat mengubah satu atau lebih faktor yang melingkupinya. Misalnya, undang-undang baru akan diberlakukan, orang yang bertanggung jawab atas operasi tertentu akan berubah, dan karyawan akan datang dan pergi. Oleh karena itu, perlu adanya perubahan terhadap peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut. Untuk melakukan ini, perintah dibuat untuk mengubah pesanan.

Biasanya, perintah yang dikeluarkan di suatu perusahaan menentukan prosedur tindakan yang diperlukan dalam kondisi tertentu, atau menetapkan fakta tertentu. Selain itu, perintah tersebut dapat bersifat sederhana, yang menentukan hubungan pemberi kerja dengan pekerja tertentu, atau kompleks, yang menentukan interaksi banyak pekerja satu sama lain dan dengan perusahaan.

Jenis pesanan terakhir meliputi:

Perintah untuk mempercayakan tugas seorang pegawai yang sedang berlibur kepada pegawai lain;
Perintah untuk melakukan inventarisasi;
Ketertiban alur dokumen antar departemen;
Perintah untuk mengirim karyawan untuk pemeriksaan kesehatan
dan lainnya.

Selain itu, karena perubahan keadaan sekitar, perintah tersebut mungkin kehilangan sebagian signifikansi atau kekuatan hukumnya.

Namun esensi umum dokumen tetap tidak berubah. Dalam hal ini, perintah dikeluarkan untuk mengubah perintah lain. Dalam hal, karena perubahan, keabsahan dokumen hilang seluruhnya, yang terbaik adalah mengeluarkan perintah untuk membatalkan pesanan.

Penting! Undang-undang menetapkan bahwa dilarang memasukkan perubahan atau koreksi apa pun ke dalam teks dokumen yang sudah sah. Untuk melakukan perubahan apa pun, bahkan yang paling kecil sekalipun pada pandangan pertama, Anda perlu mengeluarkan perintah yang sesuai.

Penerapan salah satu hal berikut ini dianggap sebagai perubahan dokumen administrasi. langkah selanjutnya:

Penggantian kata, kalimat pada bagian mana pun dari perintah atau lampirannya;
Pengecualian kata-kata atau kalimat-kalimat dari setiap bagian perintah atau lampiran-lampirannya;
Pengecualian atau definisi sebagai tidak sahnya bagian mana pun dari dokumen;
Penambahan bagian mana pun dari urutan dengan kata atau kalimat, pengenalan bagian baru ke dalam dokumen;
Presentasi bagian-bagian yang tersedia sesuai pesanan di edisi baru.

Pesanan apa yang bisa diubah

Undang-undang tidak memuat larangan langsung untuk mengubah perintah apa pun. Dengan demikian, setiap dokumen administrasi yang terdapat ketidakakuratan, atau karena perubahan keadaan sekitar, ada bagian yang menjadi tidak relevan, harus dapat diubah.

Ini mungkin kelompok pesanan berikut:

Mengenai kondisi kerja pekerja;
Mengenai peraturan daerah yang diterbitkan di perusahaan;
Tentang penunjukan orang yang bertanggung jawab atas tindakan apa pun;
Hubungan regulasi antara pekerja dan pengusaha;
Karena pergantian personel.

Perubahan juga dapat dilakukan pada bagian mana pun dari pesanan itu sendiri - dasar dokumen, bagian administrasi utama, dan kesimpulan dapat diedit.

Apa dasar untuk melakukan perubahan?

Dalam hal terjadi perubahan faktor eksternal atau internal dalam pekerjaan suatu badan usaha, yang mengakibatkan sebagian dari tatanan yang ada tidak lagi sesuai dengan kenyataan, penanggung jawab harus membuat pejabat atau memo yang ditujukan kepada atasan langsungnya. atasan atau langsung kepada pimpinan perusahaan.

Ini harus menunjukkan faktor yang berdampak, serta tindakan yang direkomendasikan. Misalnya, sehubungan dengan pemecatan seorang karyawan atau pergi berlibur (berdasarkan perintah liburan), tanggung jawab yang diberikan kepadanya harus dialihkan kepada karyawan lain. Terkadang perubahan pesanan diminta karena kesalahan pada dokumen aslinya.

Perhatian! Jika perubahan diminta karena suatu peristiwa dalam kehidupan karyawan (misalnya perubahan nama belakang karena perkawinan), maka salinan dokumen pendukung juga harus dilampirkan.

Selanjutnya, ketika mengeluarkan perintah untuk melakukan perubahan, teksnya menunjukkan alasan dan pembenaran yang mendorong dikeluarkannya (misalnya, sehubungan dengan perubahan nama oleh seorang karyawan), serta dasar - rincian tindakan legislatif, memorandum. , data pada dokumen lain, dll. .

Cara melakukan perubahan pada pesanan

Pendaftaran perubahan pesanan saat ini terjadi dalam beberapa tahap.

Pertama, penanggung jawab membuat pejabat atau memo yang menyatakan bahwa, karena perubahan beberapa faktor, sebagian dari perintah saat ini menjadi tidak benar. Manajer meninjau dokumen yang diterimanya dan membuat keputusan - untuk meresmikan perubahan pada pesanan saat ini, atau, dalam kondisi tertentu, membatalkannya sama sekali dan mengeluarkan pesanan baru.

Dalam kasus pertama, dia menginstruksikan penanggung jawab untuk menyiapkan dokumen. Itu harus memuat dasar untuk melakukan perubahan, serta daftar perubahan yang diperlukan, yang menunjukkan tempat dalam tatanan lama yang akan dikoreksi, kata-kata lama dan baru dalam teks.

Perintah yang dilaksanakan, seperti perintah lainnya, ditandatangani oleh pimpinan perusahaan. Selanjutnya dokumen tersebut harus didaftarkan dalam buku pesanan khusus. Tanggal dan nomor pesanan dimasukkan di sana ringkasan.

Penting! Jika ada karyawan yang disebutkan dalam perintah baru, maka mereka harus diberikan dokumen untuk ditinjau dan ditandatangani. Itu harus disimpan dalam arsip bersama dengan urutan perubahan yang dilakukan oleh orde baru.

Jika perubahan dilakukan sehubungan dengan pergantian karyawan, maka ia harus diberikan teks perintah asli dan perintah baru untuk ditinjau. Dalam hal ini, indikasi tindakan ini dapat ditempatkan dalam paragraf terpisah dari dokumen baru.

Seberapa sering Anda bisa melamar

Undang-undang tidak menunjukkan berapa kali atau seberapa sering perintah yang berlaku di suatu perusahaan dapat diubah. Berdasarkan hal tersebut, bila perlu dapat dilakukan setiap minggu atau bahkan setiap hari.

Namun, harus dipahami bahwa perubahan yang sering terjadi pada dokumen yang sama tidak praktis. Karyawan yang bertanggung jawab harus terus-menerus meluangkan waktunya untuk menyiapkan versi baru pesanan.

Jika ada orang yang bertanggung jawab disebutkan di dalamnya, maka Anda harus berkeliling ke mereka setiap saat, atau mengundang mereka ke departemen personalia agar mereka terbiasa dengan versi baru dan menandatanganinya.

Perhatian! Jika jumlah perubahan yang dilakukan pada pesanan yang ada diperkirakan akan signifikan, akan lebih disarankan untuk segera membatalkan pesanan yang ada dan mengeluarkan versi baru yang mempertimbangkan semua inovasi.

Contoh pesanan untuk mengubah pesanan

Cara membuat pesanan dengan benar untuk mengubah pesanan

Untuk perintah semacam ini, undang-undang tidak menetapkan bentuk wajib atau bentuk terpadu. Biasanya, ini diterbitkan menggunakan kop surat organisasi. Jika pesanan dibuat dalam bentuk bebas, maka di atasnya harus dicantumkan nama lengkap perusahaan, kode registrasi (NPWP, KPP, dll), dan alamat lokasi.

Selain itu, tanggal dan tempat kompilasi harus dicantumkan pada baris baru.

Kemudian ringkasan singkat pesanan tersebut ditulis pada baris baru. Baris ini harus mencantumkan nomor, tanggal dan nama pesanan yang dilakukan perubahan.

Langkah selanjutnya adalah bagian pengantar pesanan. Ini harus mencakup informasi tentang mengapa perubahan harus dilakukan pada dokumen yang sudah ada.

Kemudian dituliskan kata “Saya memesan”, setelah itu tindakan yang perlu dilakukan dicantumkan dalam poin-poin:

Klausa-klausa orde lama yang dinyatakan tidak berlaku, atau penyajian kata-katanya yang baru;
Data yang harus dimasukkan ke dalam dokumen yang telah ditandatangani sebelumnya untuk memperluas ruang lingkup kegiatannya;
Tindakan yang harus diambil oleh penanggung jawab setelah pendaftaran semua perubahan yang terdaftar;
Daftar karyawan yang terkena dampak perubahan, atau siapa yang akan bertanggung jawab atas penerapannya.

Perhatian! Selanjutnya Anda perlu membuat daftar dokumen yang menjadi dasar penerbitan perintah ini. Ini termasuk memo, keputusan pemilik, salinan akta nikah, dll.

Perintah tersebut disetujui oleh pimpinan perusahaan. Selanjutnya, Anda perlu membuat daftar semua pekerja yang disebutkan dalam pesanan. Mereka harus membacanya dan membubuhkan tanda tangan di samping namanya.

Pencoretan dan koreksi pesanan tidak dapat diterima; pada tahun 2019, perubahan pesanan dilakukan secara berbeda. Baca tentang cara menyelesaikan perubahan dan penambahan dengan benar, unduh contoh dokumen

Baca artikel kami:

Cara melakukan perubahan pada pesanan

Seringkali ada kasus di perusahaan ketika ada kebutuhan untuk melakukan perubahan pada perintah yang dikeluarkan sebelumnya. Keadaannya berbeda-beda – kondisi kerja dan undang-undang berubah, pekerja datang dan pergi, kesalahan terungkap. Dalam hal ini, dokumen menjadi tidak relevan atau, paling tidak, tidak akurat.

Pencoretan dan koreksi pada pesanan versi lama tidak dapat diterima; pada tahun 2018, perubahan pesanan dilakukan secara berbeda. Manajer memutuskan bahwa revisi diperlukan dan mengeluarkan perintah baru, yang menjelaskan poin mana dari poin lama yang perlu disesuaikan. Pembuatan perintah dapat dipercayakan kepada orang yang bertanggung jawab - sekretaris, petugas personalia, pengacara, tetapi hanya direktur yang dapat menyetujuinya.

Koreksi terhadap pesanan yang valid dapat dilakukan berkali-kali tanpa batas. Namun jika semua poinnya atau sebagian besar sudah ketinggalan jaman, akan lebih bijaksana jika membatalkannya dan menerbitkan yang baru, jika perlu. Jika ada kebutuhan untuk mengedit pesanan untuk memperbaiki pesanan asli, ini juga akan menjadi alasan pembatalan, jika tidak, aliran dokumen di perusahaan akan sangat terhambat.

Langkah 6. Tentukan tanggal mulai berlakunya amandemen di atas.

Langkah 7. Jika perlu, tunjuk orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan perintah tersebut.

Langkah 8. Pengesahan dengan tanda tangan pribadi pimpinan organisasi. Juga jika diperlukan. Sertifikasi dengan stempel institusi.

Langkah 9. Dalam buku pendaftaran pesanan, pada kolom “catatan”, buatlah catatan di seberang pesanan lama - bahwa pesanan baru (sebutkan detailnya) telah melakukan perubahan, dan di seberang pesanan baru - bahwa ada perubahan pada beberapa poin. yang dulu. Hal ini sangat penting untuk diingat untuk menghindari kebingungan dan mempermudah menemukan informasi yang Anda butuhkan di masa mendatang.

Langkah 10. Setelah menandatangani, perkenalkan semua karyawan yang terkena dampaknya dengan perintah yang baru dikeluarkan.

Cara mengisi tambahan pesanan dengan benar

Apabila perintah yang ada sekarang tidak memerlukan koreksi, tetapi hanya perlu dilengkapi dengan beberapa keterangan, maka dikeluarkan perintah untuk melakukan penambahan terhadap perintah tersebut.

Pengeditan langsung pada dokumen yang ditandatangani tidak diperbolehkan. Makalah baru akan diberi judul “Tentang penambahan pesanan bertanggal… Tidak…”, dan strukturnya akan serupa dengan perintah korektif. Paling sering, penambahan diperlukan jika beberapa informasi dihilangkan secara tidak sengaja atau daftar orang-orang yang disebutkan ditambah seiring waktu.

Izinkan kami mengingatkan Anda bahwa jika banyak penambahan pada pesanan yang dikeluarkan sepanjang tahun, maka disarankan untuk membatalkannya sepenuhnya dan membuat dokumen baru - diperbaiki dan ditambah - pada awal tahun berikutnya.

Prosedur pembatalan sedang diselesaikan dengan cara yang serupa- mengeluarkan perintah baru, yang pada alinea terakhir bagian administrasi berbunyi: “Perintah bertanggal... No. ... “O…” dianggap tidak sah.” Setelah ini, tidak hanya pesanan yang dibatalkan itu sendiri yang kehilangan kekuatan, tetapi juga semua pesanan berikutnya yang mengoreksi atau menambahnya.

Dokumen peraturan yang mencerminkan struktur organisasi, kepegawaian dan jumlahnya, sesuai dengan piagamnya, adalah tabel kepegawaian. Perubahan tabel kepegawaian hanya dapat dilakukan atas dasar perintah perubahan tabel kepegawaian.

Perintah untuk mengubah tabel kepegawaian

Keputusan untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian dibuat oleh pemberi kerja (kepala organisasi atau pengusaha perorangan). Keputusan ini harus diamankan. Bentuk terpadu Perintah tersebut tidak diatur oleh undang-undang. Oleh karena itu, pemberi kerja berhak mengembangkannya secara mandiri. Penandatanganan perintah perubahan tabel kepegawaian dilakukan oleh pimpinan atau orang lain yang berwenang dalam organisasi.

Perubahan mungkin menyangkut ketentuan tabel kepegawaian berikut ini:

pengecualian suatu jabatan yang kosong atau beberapa jabatan, divisi sehubungan dengan perubahan organisasi dalam pekerjaan pemberi kerja;
pengenalan posisi baru jika keputusan dibuat untuk memperluas produksi atau meningkatkan volume layanan yang diberikan atau pekerjaan yang dilakukan;
pengurangan staf pemberi kerja;
perubahan gaji karyawan;
mengganti nama departemen dan posisi.

Majikan juga dapat memutuskan alasan lain untuk mengubah tabel kepegawaian.

Harap dicatat bahwa pemberi kerja berkewajiban untuk memberikan informasi bulanan tentang ketersediaan posisi yang kosong (klausul 3 Pasal 25 Undang-Undang Federasi Rusia 19 April 1991 N 1032-1). Informasi tersebut diberikan kepada otoritas layanan ketenagakerjaan.

Tabel di bawah ini berisi informasi tentang kemungkinan alasan dilakukannya perubahan, serta tahapan utama yang harus dilalui oleh pemberi kerja ketika memutuskan untuk melakukan perubahan pada tabel kepegawaian.

Alasan melakukan perubahan tabel kepegawaian	Prosedur (tata cara) melakukan perubahan tabel kepegawaian	Kewajiban untuk membiasakan karyawan suatu organisasi atau pengusaha perorangan dengan perubahan yang dilakukan pada tabel kepegawaian
1. Melengkapi tabel kepegawaian dengan memperkenalkan jabatan dan unit struktural baru	Pembuatan perintah (draft order) tentang pengenalan unit staf baru, yang berisi informasi berikut: nama unit struktural dan jabatan yang baru diperkenalkan; jumlah posisi staf baru; jumlah gaji yang baru ditetapkan (pembayaran tambahan, tunjangan).	tidak disediakan
2. Penghapusan jabatan yang lowong	Pembuatan surat perintah (draft order) tentang pengecualian unit staf, yang memuat informasi sebagai berikut: tanggal perubahan dilakukan; nama jabatan yang dikecualikan; jumlah posisi staf yang dikecualikan.	tidak disediakan, karena posisi ini tidak ditempati
3. Pengurangan staf	Memberi tahu karyawan tentang niat untuk melakukan PHK; Membuat perintah untuk mengecualikan posisi kepegawaian tertentu atau menyetujui tabel kepegawaian baru, yang tidak termasuk posisi yang dikurangi	Pemberitahuan tertulis kepada karyawan setidaknya 2 bulan sebelum tanggal berlakunya tabel kepegawaian baru/perubahan yang dilakukan (Bagian 2 Pasal 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia) dan tawaran posisi kosong kepada karyawan yang diberhentikan (Bagian 3 Pasal 81, Pasal 82, dan 180 Kode Perburuhan Federasi Rusia (selanjutnya disebut Kode Perburuhan Federasi Rusia)). Berdasarkan aturan di atas, perubahan yang dilakukan tidak dapat berlaku lebih awal dari 2 bulan sejak tanggal pemberitahuan.
4. Perubahan gaji pegawai	Perubahan jumlah gaji yang ditentukan dalam tabel kepegawaian menyebabkan perubahan ketentuan kontrak kerja dalam hal menetapkan jumlah remunerasi (paragraf 5, bagian 2, pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia dan paragraf 3 dari bagian "Tabel Kepegawaian" dari Petunjuk penggunaan dan pengisian dokumentasi formulir akuntansi utama untuk akuntansi dan pembayaran tenaga kerja, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 N 1). Dan perubahan seperti itu atas inisiatif pemberi kerja hanya mungkin terjadi jika telah terjadi perubahan dalam kondisi kerja organisasi atau teknologi (bagian 1 pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Sebelum melakukan perubahan tersebut, pemberi kerja wajib melakukan beberapa tindakan, yaitu memberitahukan kepada pekerja tentang: perubahan yang akan datang terhadap ketentuan kontrak kerja. Bentuk pemberitahuannya tertulis; alasan yang menyebabkan perlunya perubahan tersebut (klausul 2 pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Setelah mengambil keputusan untuk mengubah gaji dan memberi tahu karyawan dengan benar, pemberi kerja berhak mengubah gaji berdasarkan perintah untuk mengubah tabel kepegawaian.	Jangka waktu pemberitahuan paling lambat 2 bulan sebelum perubahan dilakukan. Jika seorang karyawan menolak untuk bekerja dalam kondisi yang berubah, maka undang-undang perburuhan menetapkan kewajiban majikan untuk menawarkan pekerjaan lain yang tersedia baginya (Bagian 3 Pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Apalagi hal ini harus dilakukan secara tertulis. Jika tidak ada pekerjaan seperti itu atau karyawan tidak setuju dengan opsi yang diusulkan, maka kontrak kerja dengan karyawan tersebut diberhentikan (klausul 7, bagian 1, pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia).
5. Penggantian nama jabatan dan departemen	Pembuatan surat perintah (draft order) tentang penggantian nama jabatan dan departemen, yang memuat informasi sebagai berikut: tanggal perubahan dilakukan; nama jabatan yang diganti namanya;	Jangka waktu pemberitahuan paling lambat 2 bulan sebelum perubahan dilakukan. Bentuk pemberitahuannya tertulis. Jika pekerja tidak setuju dengan syarat yang diajukan, pemberi kerja wajib menawarkan pekerjaan lain yang tersedia. Jika pekerjaan tersebut tidak ada atau pekerja tidak setuju untuk bekerja pada kondisi yang diusulkan atau bekerja pada posisi yang ada, maka kontrak kerja dengan pekerja tersebut diputus (