Как пишется объяснительная записка. Образец объяснительной записки руководству организации. Оформление отдельных реквизитов докладной записки

• Пример объяснительной записки
• Образец объяснительной записки кассира

Как правильно написать объяснительную записку?

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.

Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

• – наименование организации;
• – указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
• – наименование документа – «Объяснительная записка»;
• – дата составления и № регистрации записки;
• – заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
• – текст пояснения;
• – составитель, его подпись.

Пример объяснительной записки

Декану историко – филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.

Объяснительная записка

Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.

Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.

Образец объяснительной записки в школу

Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.

Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.

Объяснительная записка

О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.

Объяснительная записка о невыполнении плана

Образец объяснительной записки в налоговую

Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.

Объяснительная записка

Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.

Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.

Объяснительная записка об опоздании

подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Образец объяснительной записки о прогуле

Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.

Объяснительная записка

Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.

Привет постоянной аудитории и новым читателям! Хочу поднять тему, которая заинтересует всех, кто хотя бы раз допускал промахи в работе, - составление объяснительных. Каких только историй не услышать в ответ на вопрос о причине опоздания: прорыв канализации, встреча с толпой пожилых женщин, неспособных перейти через дорогу, пробки на каждой улице в городе… Звучит не очень убедительно, правда? Поэтому сегодня я открою секрет, как написать грамотно объяснительную, чтобы ваш шеф снял претензии.

Что представляет собой документ

Предоставить подобный документ просят, когда руководителю нужно сделать оценку ситуации и учесть мнение разных сторон. Обычно причинами для составления объяснительной становятся:

• опоздание либо прогул;
• полное или частичное невыполнение поручений;
• срыв сроков;

Также объяснительная пишется при возникновении ситуаций с неоднозначным толкованием причин. Она выступает и дополнением к проектам или отчетам, проясняя их содержимое; в этом случае ее оформляют в виде приложения и передают на подпись руководителю предприятия.

Согласно ТК РФ (ст. 193) в случае дисциплинарного проступка работодатель должен предложить вам написать объяснительную. Вы имеете право отказаться, но в этом случае составляется соответствующий акт, и руководитель применяет взыскания, не учитывая ваше видение ситуации. Написание объяснительной становится шансом избежать наказания, поэтому излагайте мысли четко, убедительно и кратко.

Предоставленный документ позволяет лицу, проводящему внутреннее расследование, сделать правильные выводы.

Форма для составления

Как пишется объяснительная? Единой формы не существует, но желательно придерживаться следующего образца:

1. В правом верхнем углу укажите должность и ФИО человека, которому адресован документ. Пример: «Директору ООО «Передовые ресурсы» Иванову Ивану Ивановичу».
2. Ниже укажите свое ФИО, занимаемую должность, по необходимости и структурное подразделение: «от старшего инженера Петрова Петра Петровича». В некоторых случаях нужно написать телефон, факс и адрес электронной почты.
3. Затем следует название документа («Объяснительная»); точка после него не ставится.
4. В основной части перечислите причины, приведшие к возникновению спорной ситуации, по необходимости изложите свое видение событий. Воспользуйтесь образцом объяснительной записки об опоздании на работу:
   

   «20 сентября 2017 г. я явился на рабочее место на 2 часа позже положенного в связи с тем, что в моей квартире прорвало трубу. Перекрыть воду было технически невозможно. После вызова аварийных служб я старался свести к минимуму ущерб для имущества; отправиться на работу не мог, т. к. живу один. Аварийная бригада приехала через полчаса и приступила к ремонту в 8.30. Работы были завершены в 9.30, после чего я немедленно отправился в офис и прибыл в 10.00. О случившемся я сразу оповестил начальника отделения. Документы, подтверждающие вызов аварийной службы и ликвидацию поломки, прилагаю».

5. В заключение поставьте дату и подпись.

Придерживайтесь этой схемы, и сэкономите и свое время, и время работодателя. Если вашей вины в случившемся нет, то дисциплинарные меры приниматься не будут.

Как написать объяснительную, когда вина на вас

Когда причины, приведшие к спорной ситуации, уважительны, изложить их легко. Но даже ответственные сотрудники иногда допускают промахи. Как поступить в этом случае? Последуйте совету Шейлы Драмис, исполнительного директора в компании HR Partners : она утверждает, что честность будет лучшей политикой. Ведь в идеале коллектив должен быть сплоченной командой; когда вы идете на обман, то подрываете доверие.

Также принесите извинения: руководителю нужно понимать, что вы осознаете промах и стараетесь не служить плохим примером для коллег. Укажите, какие шаги предприняли, чтобы спорная ситуация не повторилась, ведь конкретика стоит больше пустых обещаний. Придерживайтесь следующих правил:

1. Если вы пытаетесь обмануть коллег или руководителя, вам придется в течение долгого времени помнить, что именно и кому сказали. Сам факт нечестности может наказываться строже, чем изначальный проступок.
2. Не давайте слишком много информации: из-за обилия подробностей рассказ прозвучит неубедительно, даже будучи правдивым.
3. Если вы опоздали на работу по причине, которую не можете назвать, продумайте формулировки. Например, когда вы задержались на собеседовании у фирмы-конкурента, пытающейся вас переманить, укажите, что пристуствовали на деловой встрече - это будет правдой!

Учитывайте, что причины по сути второстепенны, и решающую роль сыграет то, насколько систематически вы опаздываете. В случае разового промаха можете написать следующее:

«Я крайне сожалею об опоздании на встречу с представителем агентства The Star. Из-за моей оплошности фирма могла потерять ценного клиента. Я понимаю, что наша команда должна быть неизменно профессиональной и надежной, что подразумевает пунктуальность каждого сотрудника. Результаты моего опоздания могут отразиться на имидже всего предприятия.

Я принимаю меры, позволяющие всегда прибывать на встречи вовремя. Поскольку опоздание было обусловлено проблемами с транспортом, я выхожу с расчетом, чтобы форс-мажорные обстоятельства не помешали успеть к назначенному часу».

Узнайте также мнение юриста, как грамотно написать объяснительную:

Как написать объяснительную по поводу промахов во время работы

Поскольку нынешний темп ведения дел подразумевает оперативность, ошибок не избежать. Ведь бизнес требует все больше сообразительности, сил, соответствия высоким стандартам. Сотрудникам приходится приходится принимать ответственные решения, поэтому ошибки обходятся дороже. Чтобы сгладить неприятные последствия, узнайте, как писать объяснительные, если вы оплошали в ходе работы:

1. Опишите ситуацию, чтобы руководитель получил четкое представление о случившемся. Эта часть должна быть объективной, поэтому не пускайтесь в извинения. Пишите по существу! Пример : «31 августа 2017 г. посетитель магазина попросил меня произвести обмен ранее купленного товара. Поскольку у него не было при себе чека, я, выполняя обязанности администратора торгового зала, сообщил о невозможности удовлетворить просьбу. Когда посетитель обвинил меня в непрофессионализме и потребовал позвать директора, я вспылил и ответил излишне грубо».
2. Обязательно признайте ответственность за происшествие. Важно не перекладывать ее на коллег или клиентов, когда вы виноваты: вы продемонстрируете понимание того, что действия были неприемлемы. Пример : «Поскольку клиент выражал недовольство обслуживанием, я должен был обратиться к вышестоящему лицу. Кроме того, я упустил из виду, что в отдельных случаях разрешается возврат без чеков. В результате магазин, возможно, потерял постоянного покупателя; к тому же моя грубость не способствовала успешному разрешению ситуации».
3. На следующем этапе принесите извинения. Это бывает неприятно, но зрелый и ответственный человек не считает унизительным попросить прощения за свои промахи. Пример : «Я глубоко сожалею, что не связался с вышестоящими лицами и был резок с покупателем».
4. Кратко объясните причины, по которым возникла ситуация. Будьте сдержанны, не заискивайте, ведь ваша цель - показать, что промах непреднамерен. Пример : «Я взял на себя инициативу, чтобы не усложнять рабочий процесс вышестоящим лицам. Я решил, что справлюсь самостоятельно; к сожалению, в итоге допустил ошибку».
5. Вместо стандартного «Приложу все силы, чтобы спорная ситуация не повторилась», опишите, какие именно действия следовало предпринять. Пример : «Я освежил в памяти политику компании, применяемую в подобных случаях, и поработал над своими коммуникативными навыками. В дальнейшем я буду тщательно сверяться с правилами магазина, а при малейших сомнениях - связываться с супервайзером для получения инструкций».

В заключение еще раз кратко извинитесь, но не заискивайте. Остается передать объяснительную начальству и ждать его решения. Если вы не допускаете промахов на постоянной основе, то с большой вероятностью босс закроет глаза на разовую оплошность

Как написать объяснительную ребенку в школу

Не только рабочие ситуации требуют написания объяснительных: если у вас есть ребенок-школьник, то умение составить этот документ пригодится при пропусках или опозданиях. Он не будет сильно отличаться:

• в шапке вместо данных работодателя указывайте ФИО и должность классного руководителя или директора школы;
• в основной части уточняйте, что объяснительная подается родителем ребенка.

Вы можете написать следующее:

«Я, Иванова Мария Сергеевна, мать ученика 5 «А» класса Иванова Сергея, относительно его пропуска занятий могу объяснить следующее. Утром 10 апреля 2017 г. сын пожаловался на плохое самочувствие. Мы обратились к врачу, рекомендовавшему ребенку покой. В связи с этим Сергей не присутствовал в тот день на занятиях. Медицинскую справку, подтверждающую мои слова, прилагаю».

Заключение

Если вы допустили промах на работе, то правильное составление объяснительной даст шанс оправдаться в глазах руководства. Будьте вежливы, выражайте раскаяние, но не лебезите: сосредоточьтесь на анализе причин и ваших действиях для предотвращения подобных ситуаций в будущем. Когда я вижу, что сотрудник осознает промах и конструктивно подходит к делу, я стараюсь пойти навстречу. Уверен, и ваше начальство проявит понимание!

Объяснительная записка исполняет роль служебного документа и подчиняется правилам деловой переписки. Это означает, что она должна быть написана официальным языком, в строгом и деловом стиле. Закон не предъявляет строгих требований к форме объяснительной записке, но на практике, она пишется от руки, либо печатается на ПК. Крупные компании имеют специальные бланки объяснительных записок, которые заполняются работником в случае совершения им действий, нарушающих дисциплину труда на предприятии.

Как правильно писать объяснительную?

Если работник прогулял работу, либо не соблюдает требования по охране труда, находится в состоянии алкогольного опьянения на работе, аморально себя ведет, закон предписывает в статье 129 ТК РФ работодателю взять с сотрудника объяснение. Оно выражается в форме письменного документа - объяснительной записки. Закон не налагает на работника обязанности по написанию объяснительной записки, дает на исполнение этого документа 2 дня. Логично, что сотрудник, желающий оправдать свое поведение перед работодателем, напишет разъяснение случившемуся.

Грамотно писать записку - это задача сотрудника, так как последовательное изложение случившихся с ним событий поможет принять верное решение начальнику. По результату рассмотрения объяснений подчиненного начальник выносит решение о виновности или невиновности работника. В случае если он признает, что работник виновен, в отношении последнего применяются меры дисциплинарного взыскания: выговор, замечание, увольнение. Вот почему очень важно правильно писать объяснительную на работе. Конечно, этот процесс для каждого из сотрудников нельзя назвать приятным. Перед написанием объяснительной записки нужно сосредоточиться и успокоиться. Если требуют объяснительную на работе, то она пишется на листе формата А4.

При написании записки необходимо указать, кому она предназначена. Для этого, сверху, в правой стороне указывается наименование компании, Ф.И.О и должность начальника. Кроме того, записка в обязательном порядке должна быть подписана работником, с указанием даты ее составления. Если сотрудник предприятия решил писать объяснительную работодателю через неделю, то не стоит этого делать: никакого правового последствия этот документ уже не вызовет. Закон дает два дня на обдумывание и написание записки: дата, проставленная в тексте, уведомит работодателя о том, что работник не нарушил срок объяснения. Следовательно, он заинтересован в том, чтобы продолжать работать на предприятии или в организации.

Что можно написать в объяснительной?

В тексте документа нужно изложить причины, которые привели к тому, что сотрудник не появился на работе. Эти причины составляют содержательную часть записки. Если сотрудник не появился на работе из-за внезапного ухудшения здоровья, то нужно предъявить доказательства вызова скорой помощи или неотложки. Доказательства прилагаются к записке. В ситуацию, когда приход на работу для сотрудника невозможен по определенным причинам, может попасть и добросовестный сотрудник, за которым раньше не наблюдалось подобных действий. Доказательства, содержание объяснительной записки - все это рассматривается работодателем.

Практика показывает, что не все работодатели принимают взвешенные решения. Чтобы обезопасить себя, работнику лучше написать объяснительную записку в двух экземплярах. Один отдать секретарю руководителя, а второй - оставить себе. Но на обоих экземплярах должна стоять отметка о том, что канцелярией документ был принят. Если работодатель по факту рассмотрения записки примет решение, которое, по мнению, сотрудника ущемит его трудовые права, последний сможет обратиться за их защитой.

Этими вопросами занимаются государственные органы в пределах своей компетенции. К ним относятся:

• комиссия по трудовым спорам (сокр. КТС);
• трудовая инспекция;
• прокуратура;

КТС создается непосредственно на предприятии, где трудится работник. Но это происходит не во всех случаях, так как закон не предъявляет требования к обязательному созданию этого органа. КТС состоит из работников и представителей начальника (50 на 50%). Предписание, выданное КТС, обладает силой исполнительного документа.

Спорное дело рассматривается в присутствии работника. Но до КТС спорную ситуацию можно и не доводить. Если работник грамотно составил объяснительную записку, убедил работодателя, что ситуация, в которую он попал, вызвана причинами уважительного характера, руководство может и не наказать подчиненного. Таким образом, целью написания объяснительной записки является убеждение работодателя в невиновности сотрудника. Конечно, такое случается не всегда. Если работник действительно виновен, то в отношении него применяется наказание. Например, трудно объяснить появление на работе в состоянии алкогольного опьянения. Но потребовать объяснение этому явлению работодатель обязан. Это говорит о том, что руководство проработало вопрос с сотрудником, наказало его по законному основанию. А объяснительная записка является основанием к увольнению либо применению более мягкого наказания.

Варианты объяснительных

Пример объяснительной записки (опоздание на работу):

«Я, Иванов Иван Иванович, опоздал 20 марта 2018 года на работу на один час в связи с тем, что поезда Таганско-Краснопресненской линии метро остановились из-за задымления, возникшего на станции метро Выхино. Был организован дополнительный транспорт в виде автобусов, но пробки на дорогах Москвы (которые отсутствуют в метро) не позволили мне прибыль на работу вовремя. Считаю, что задымление на станции Выхино явилось форс-мажором, а также причиной моего опоздания».

Пример объяснительной записки (по болезни)

«Я Сенькова Тамара Геннадьевна, не смогла выйти на работу 6 июля 2018 года из-за повышения артериального давления, спровоцированного духотой в метро и сильной давкой. В метро, на станции Арбатская мне вызвали 003. Врачи, приехав на вызов, оказали мне комплекс необходимых процедур, в том числе и сделали инъекцию, направленную на снижение давления. После того, как мне стало чуть лучше, я поднялась в город и поймала такси до дома».

Пример объяснительной записки (нарушение требований трудовой дисциплины)

«Я Генов Геннадий Геннадьевич, не пришел вовремя с обеденного перерыва, поскольку у меня внезапно разболелся желудок. Я был вынужден обратиться в медицинский пункт к медсестре, где она мне выдала закрепляющие кишечник лекарственные препараты».

Утверждение о том, что работа есть работа, не означает, что общение в коллективе должно строиться исключительно на обмене бумагами. Как ни крути, большую часть информации мы все-таки узнаем из бесед с коллегами. Но есть в жизни коллектива и такие ситуации, в которых без «официоза» не обойтись. Вот тогда будет не до пространных повествований на отвлеченную тему, начальство устроит только конкретное объяснение причин. О том, как написать объяснительную записку на работу, а также обо всех нюансах этого вопроса расскажем далее.

Нормативная база

Форма объяснительной часто встречается в повседневной жизни, даже если происходящее далеко от рабочих проблем. Что же касается отношений в трудовом коллективе, то они опираются, прежде всего, на нормы Трудового кодекса. Такой вид документа, как объяснительная записка на работу, встречается в ТК РФ несколько раз:

• В статье 193 , как обязательный этап перед применением или отказом от дисциплинарного взыскания за проступок (прогул, опоздание, порчу имущества, должностное недоразумение);
• В статье 229.2 , как одно из доказательств, при проведении расследования случаев травматизма или другого несчастья на рабочем месте;
• В статье 247 , как основание для установления степени виновности в причинении материального или нематериального ущерба предприятию.

Во всех случаях кодекс говорит о том, что объяснительная записка на работу должна быть подана в письменном виде. Исключение сделали только для дистанционных сотрудников, они могут подать ее в виде электронного документа с цифровой подписью, ст. 312.1 ТК .

Виды объяснительных записок

Сложно перечислить все то множество обстоятельств, по которым у начальства могут возникнуть вопросы. В основном они касаются фактов нарушения внутреннего трудового распорядка или нестандартных происшествий. Вот лишь самые распространенные поводы требовать объяснений:

• Установленный факт отсутствия на работе весь день или его часть, суммарно превышающую 4 часа (нужно сказать, что объяснительная записка за – обязательна к истребованию работодателем, если по итогам ее рассмотрения планируется вынесение или увольнение);
• Опоздание к началу дня или с обеденного перерыва;
• Должностной проступок, ошибка в работе или неисполнение обязанностей;
• Действия или бездействие в сложной ситуации, намеренное игнорирование требований охраны труда;
• Употребление спиртного на рабочем месте или появление там в уже нетрезвом виде;
• Любой другой поступок работника, в котором, по мнению начальства, ему следует оправдывать свое поведение.

Поскольку закон не устанавливает регламентированный шаблон объяснительной записки на работу, в каждой отдельной ситуации может использоваться свободная форма. Лишь бы она раскрывала все детали произошедшего и была понятна работодателю или проверяющему. Неплохо также приложить к ней копию документа, подтверждающего все написанное. Понятно, что к объяснительной записке, когда работник проспал на работу, приложить нечего, но вот если опоздание произошло по более уважительной причине, то лучше позаботиться о защищающей бумаге.

До вынесения приказа о дисциплинарном взыскании нужно потребовать от работника изложенное на бумаге объяснение, ст. 193 ТК.

Сроки передачи записки

Чаще всего, письменное оправдание требуют от работника, которого хотят подвергнуть взысканию в форме выговора или, того хуже, увольнения. Понятно, что статья 193 ТК предлагает работодателю всегда учитывать серьезность проступка и тяжесть последствий, но эмпирических показателей для подобной оценки не описывает. Поскольку первичное решение будет принимать руководитель, по-своему оценивая изложенные работником факты, то самому сотруднику, перед тем, как писать объяснительную записку на работе, лучше продумать каждую написанную фразу.

Если серьезность планируемого взыскания доходит до выговора или увольнения, то работодатель должен знать, какие шаги и в какие сроки нужно предпринять, чтобы не навлечь на себя проверки и суды:

1. Заактировать факт проступка.
2. Вручить работнику под подпись требование о необходимости написать объяснение.
3. Сообщить провинившемуся о том, что на предоставление объяснений у него есть два рабочих дня, не считая суток вручения требования и выходных.
4. В месячный срок от даты обнаружения проступка издать приказ о применении наказания, вне зависимости от факта получения объяснений от работника.

Самому сотруднику, получившему требование начальства, лучше не игнорировать этот документ, даже если виноватым он себя не считает. Ответить на выпад руководства нужно оперативно и полно, это даст серьезное преимущество при обращении к трудовому инспектору или в суд.

Оформление записки

Если осложнения с начальством перешли в плоскость истребования письменного оправдания, то медлить не стоит. Для тех, кто ни разу не сталкивался с подобными документами, за образец для объяснительной записки на работу можно взять шаблон любого заявления. «Шапку», в которой указывается получатель бумаги, оставить без изменений, а заглавие сменить на слово «объяснительная».

В «теле» документа нужно расписать все то, что помешало сотруднику своевременно и правильно выполнять свои трудовые обязанности. И хоть язык составления должен быть максимально деловым, формальному подходу здесь не место. Особенно, если сложившиеся обстоятельства далеки о стандартных. В то же время, работнику стоит сдерживать свои порывы и эмоции, чтобы документ отражал события и причины, а не жалобы и пустые обвинения.

Может случиться, что ситуация проста и так же незамысловато ее объяснение, а предполагаемое наказание не строже замечания (ст. 192 ТК). Тогда можно обратиться к кадровикам и попросить у них пример кем-то ранее написанной объяснительной записки на работу.

Отсутствия и опоздания

Несмотря на активно пропагандируемую идею о том, что работники, не скованные жестким графиком, трудятся лучше, на большинстве современных предприятий время прихода на работу и ее оставления строго регламентировано. Вот почему объяснительная записка по причине опоздания на работу – один из самых распространенных документов в личных делах кадрового состава.

Опоздание, в том числе из-за транспорта

Само по себе опоздание, если оно не носит систематического характера или не превысило 4 часов от начала рабочего дня, не может стать основанием для серьезного взыскания. Но в компании может действовать правило истребования объяснительной записки даже при однократной задержке по пути на рабочее место. Делать это могут, например, для профилактики или в воспитательных целях.

Не так редко можно услышать о применении штрафов за подобные проступки. Закон не устанавливает возможности такого воздействия на сотрудников, ст. 192 ТК. Скорее речь пойдет о лишении работника, подвергнутого дисциплинарному взысканию, всех видов поощрительных выплат или понижение их величины. Хотя это и покажется нарушением требований ст. 193 ТК (о возможности использования лишь одного вида наказания), многие суды не считают факт лишения премии дисциплинарным взысканием. Оспорить это можно только, если поощрительных выплат лишили вовсе за однократное нарушение, тогда наказание могут посчитать избыточным.

Отдельная история, опоздание на работу из-за транспорта. В этом случае объяснительная записка будет смотреться убедительнее, если приложить к ней подтверждающие документы. Их могут выдать:

• В службе ГИБДД, если человек попал в ДТП или стал его свидетелем;
• В больнице, если сам сотрудник получил повреждения в результате транспортного происшествия;
• В полиции, если человек остался на месте для дачи свидетельских показаний.

Но даже, если опоздание не имело столь драматичных последствий, а стало следствием обычной «пробки», в объяснительной записке на работу нужно упомянуть и об этом. Если такие ситуации не вошли в систему, то вероятность того, что работодатель войдет в положение, возрастает в разы. Пример бланка заявления можно у нас на сайте.

Поводом для увольнения может стать однократное грубое нарушение дисциплины (прогул, например), ст. 81 ТК.

Объяснение отсутствия на рабочем месте

Отсутствие на рабочем месте более 4 часов в течение одного дня, могут расценить как прогул. Тем более, если сотрудник не сообразит сообщить начальнику о причинах заранее, или как только выяснится, что работу придется пропустить. В этом случае всю силу убеждения придется проявить при написании объяснительной записки на работу об отсутствии или явке с многочасовым опозданием.

Причины такого пропуска могут быть весьма разнообразными. Например, посещение врача, неотложная помощь больному родственнику, коммунальные проблемы (затопление, замыкание, заклинивание замков, отказ в работе лифта и т.п.). Что из этого вызовет наибольшее сочувствие у работодателя, виднее самому работнику. Вот почему, еще сидя в обесточенном лифте, нужно определиться с тем, как будет выглядеть объяснительная записка о невыходе на работу, и чем она будет подкреплена.

Крепко подумать об этом стоит еще и потому, что прогул считается грубым нарушением трудового распорядка, и уволить из-за него могут без предварительных внушений, ст. 81 ТК, подпункт 6 а). Образец объяснительной за прогул можно у нас на сайте.

По семейным обстоятельствам

Наиболее зыбкая стартовая позиция у тех, кто пропустил рабочее время . Коль уж работника угораздило уйти без разрешения, то объяснительная записка на работу должна содержать максимально убедительные причины.

Необходимость уйти пораньше с работы чаще появляется у семейных сотрудников с детьми школьного или дошкольного возраста. Собрания, получение справок из поликлиники или прохождение обследований, неприятности по учебе – далеко не полный набор причин для того, чтобы отпроситься у работодателя.

Но что делать, если заранее договориться с начальством не удалось, а тайное бегство не осталось секретом? В этом варианте преимущество будет на стороне одиноких или многодетных родителей, беременных или мам, воспитывающих детей с ограниченными их здоровьем возможностями. Скорее всего, наказывать их не станут, конечно, если это не перешло в систему, а перед тем, как писать объяснительную записку, на работе проведут воспитательную беседу и дадут подписать стандартный образец предупреждения. Образец объяснительной — такой, как и в случае с любым прогулом. Придется указывать именно ваше семейное обстоятельство.

Ошибки в работе или другие причины

Как правило, сознательный сотрудник перепроверяет все выполненные им действия на работе. Это вынужденная необходимость продиктована тем, что постоянное повторение однообразных задач неизбежно влечет за собой появление серьезных или незначительных недочетов. Хорошо, если их выявил сам специалист, хуже, если ошибка стала достоянием общественности. В зависимости от тяжести последствий этого происшествия, руководство может настаивать на предоставлении на работу объяснительной записки об ошибке.

Оправдание причин

Это требование может быть продиктовано не столько строгостью начальства, сколько необходимостью проведения действий по устранению последствий производственного промаха подчиненного. Не исключено, что одним их них станет материальный ущерб для компании. Тогда, по результатам рассмотрения объяснительной, будет приниматься решение о взыскании финансовых потерь с работника или способе восстановления поврежденного имущества.

Конечно, причиной ошибки может стать элементарная невнимательность или халатность. Например, по рассеянности сотрудница не поставила печать на первичном финансовом документе. Тогда объяснительная записка на работу, скорее всего, будет оканчиваться фразой о признании вины и обещанием впредь быть осмотрительнее.

Объяснение отказа от выполнения работы должно быть подкреплено договором о найме или данными о неблагоприятных условиях труда. Это позволит избежать наказания по ст. 192 ТК.

Записка о невыполнении должностных обязанностей

Неоднозначной может быть и ситуация, в которой работник не выполняет свои трудовые функции. Здесь возможны два варианта развития событий.

Начальник застал сотрудника в момент явного игнорирования возложенной на него работы. Возможно, он занимается отвлеченными делами или попросту уснул на работе, тогда от человека потребуется объяснительная записка с извинениями и предложением исправить положение.

Сложнее обстоят дела в случае, когда работник не может выполнять свои обязанности или считает, что его заставляют исполнять работу, не предусмотренную его договором. И то, и другое освобождает его от дисциплинарной ответственности. Главное для сотрудника, знать, как правильно написать объяснительную записку о сложившейся ситуации на работе. Ознакомьтесь с образцом у нас на сайте ().

Прежде всего, нужно понимать, что безбоязненно можно отказаться от работы, если:

Если докладная на эту тему не заставила начальство изменить позицию и от сотрудника продолжают предъявлять неправомерные требования, то объяснительная записка на работу с описанием тех же причин неисполнения обязанностей понадобится уже для трудовой инспекции или суда. Нужно помнить, что отказ от «лишней» работы не освобождает от выполнения основных обязанностей, а необеспечение защищенных условий труда не позволяет покидать рабочее место.

Начальник не принял записку

Не все проступки или конфликты в коллективе доходят до документального оформления. Обычно до того, как написать объяснительную записку на работе, проходит устная часть. Если разговоры ни к чему не приводят, начинается фаза обмена официальными бумагами.

Вот тут-то и может сложиться ситуация, когда работодатель не захочет получать составленную по образцу объяснительную записку. Например, об опоздании на работу по уважительным причинам или обоснованному отказу от продолжения труда до устранения нарушений.

Чем аргументировано такое нежелание и насколько моральны мотивы поступков руководства, останется на их совести. Работнику, получившему требование о необходимости предоставления письменного объяснения, нужно вручить его во что бы то ни стало. И, при этом не забыть о подписи на втором экземпляре. Иначе у работодателя будет основание состряпать акт об отказе наемного лица разъяснять причины своего поведения.

Если вручить бумагу лично руководителю не получилось, нужно безотлагательно отправляться на почту и направить ее письмом с описью и уведомлением. А заодно, можно оповестить о подобном поступке профсоюз и комиссию по решению трудовых споров. Конечно, это актуально, если конфликт заходит слишком далеко, и на горизонте маячит незаконное увольнение.

Любой, даже самый вопиющий, проступок сотрудника, вполне возможно, имеет под собой «железное» обоснование. Вот почему, до того, как принять кардинальные меры, Трудовой кодекс предписывает работодателю получить от работника документ, объясняющий его действия. Самому же провинившемуся стоит помнить, что гарантией его защиты станет только особая уважительность причин, подтвержденная документами. Но даже в такой ситуации, ставить пропуск работы или опоздания «на поток» не стоит. Ведь тогда у начальства будет лишний повод напомнить, что для решения личных проблем есть свободное от работы время.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное - при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее - ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу »

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование », потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок - происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Свернуть Показать

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Свернуть Показать

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Свернуть Показать

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

• 03.09.2014 - 1-й день,
• 04.09.2014 - 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
• 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него - выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит - она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

• должность,
• личный росчерк и
• И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка . Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа - объяснительная записка - пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Свернуть Показать

Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше - вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5). Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст , который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

• корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
• только точные даты, если нужно - время,
• факты и причины сложившейся ситуации.

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это - не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 7

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход - признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Пример 8

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 9

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки