Как правильно разработать штатное расписание. Кто должен составлять ШР и вносить в него изменения? Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

• указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатного расписания;
• ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

"Отдел кадров", 2008, N 1

Составляем штатное расписание

Штатное расписание - важный кадровый документ для любой организации. Но вот вопрос: обязаны ли работодатели, независимо от организационно-правовой формы, иметь штатное расписание, и если да, то как правильно его составить и как в него вносятся изменения?

Штатное расписание является первичным документом по учету кадров. Его унифицированная форма N Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Согласно данному Постановлению унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, при необходимости его могут подписывать руководители структурных подразделений. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации.

Что мы понимаем под штатным расписанием

Существует множество различных определений понятия "штатное расписание", из которых следует, что это организационно-распорядительный документ, в котором отражена структура организации. Он содержит перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Часто руководители различных организаций не знают, кто именно должен составлять штатное расписание и вносить в него изменения. В крупных организациях, где численность персонала превышает 500 человек, есть либо служба персонала, либо отдел кадров, которые и занимаются вопросами кадрового делопроизводства. А вот в малых предприятиях или у индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, численность сотрудников которых не превышает 50 человек, составлением штатного расписания могут заниматься и сотрудники бухгалтерии, и сам руководитель или предприниматель. В организациях с численностью персонала от 100 человек руководитель возлагает функции кадрового делопроизводства либо на офис-менеджера, либо на юрисконсульта. В настоящее время такие организации предпочитают принять на работу юриста с функциями кадрового работника, тем самым "убивая двух зайцев". Но в любом случае процесс формирования штатного расписания достаточно сложен и состоит из нескольких этапов, поэтому требует привлечения не только работников кадровых служб, но и экономистов.

Этапы составления штатного расписания

Прежде чем браться за составление штатного расписания, необходимо определить организационную структуру организации, то есть схематично отобразить структурные подразделения, а также порядок их подчиненности и связей между собой. Затем переходим к следующему этапу - составление штатного расписания и приведение его в надлежащий вид по унифицированной форме N Т-3 "Штатное расписание". Заполнить ее несложно, но следует учитывать некоторые моменты. Например, наименование организации указывается в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. Если организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них. Заполнение колонок даты и номера документа затруднения вызовет вряд ли, но для крупных организаций, где в штатное расписание часто вносятся изменения, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания.

Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа "Штатное расписание на период ______ с "___" ________ 20__ г. ", то есть определенная дата, с которой штатное расписание вступает в действие.

Также в унифицированной форме в отдельной графе проставляются дата и номер приказа руководителя об утверждении штатного расписания. Обратите внимание: штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать бессрочно. В этом случае для работы с документом следует учитывать все изменения и дополнения, вносимые распоряжениями (приказами) руководителя, что на практике не всегда бывает удобно. В силу того что никаких ограничений на количество изменений штатного расписания для коммерческих организаций не существует, лучше вводить при каждом изменении новое штатное расписание.

Теперь рассмотрим колонку "Структурное подразделение". Коммерческие организации, как правило, наименование структурных подразделений определяют самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями и определениями (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Но существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). В этом случае правильное отражение в штатном расписании наименований структурных подразделений очень важно. Для облегчения работы в обозначении структурных подразделений существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список производств, цехов, профессий и должностей, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (отдел снабжения, ремонтные службы и др.).

Графа N 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. При определении наименований должностей, включаемых в штатное расписание организации, следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367. В названном Классификаторе, в частности, приведены должности служащих в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Обычно сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, затем ведущих и главных специалистов, затем исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем рабочих.

Могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4 "Количество штатных единиц". Количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью. Если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Как установить оклад (тарифную ставку)?

В соответствии со ст. 129 ТК РФ под окладом (тарифной ставкой) понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки - это инструмент тарификации оплаты труда работника в бюджетных организациях в соответствии с Единой тарифной сеткой. Но следует обратить внимание, что Правительство РФ издало Постановление от 22.09.2007 N 605 "Об утверждении Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных государственных учреждений и гражданского персонала", в котором определило основы перехода на новые системы оплаты труда и наделило бюджетные учреждения полномочиями самостоятельно устанавливать оклады, компенсационные и иные выплаты. Коммерческие организации устанавливают размер окладов самостоятельно исходя из своих финансовых возможностей. Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со ст. 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда.

В унифицированной форме N Т-3 есть несколько граф (N N 6, 7, 8), объединенных общим названием "Надбавка". В действующем Трудовом кодексе нет четкого определения понятия "надбавка".

Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, - это две основные формы выплаты надбавок: 1) процентная - устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае изменения размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки; 2) в виде фиксированной суммы - может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки).

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, в соответствующих графах допускается указывать проценты (коэффициенты). В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 "Примечание" сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графах "Доплаты" можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Иные стимулирующие выплаты кроме надбавок в штатном расписании не показываются, то есть нет необходимости отражать в унифицированной форме N Т-3, например, премии.

Один из наиболее часто задаваемых вопросов - как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, определенные в Трудовом кодексе? Здесь может быть несколько ответов, но в основном проблема решается путем установления "стандартного" оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя надбавка устанавливается на следующий период.

Когда в штатное расписание вносятся изменения?

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса. Если необходимо ввести новые должности или структурные подразделения в связи с организационными мероприятиями, штатное расписание также подлежит изменению.

Как внести изменения в штатное расписание?

Начнем с того, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"), но неизменными остаются код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании - приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Штатное расписание работодатель может изменять сколь угодно часто. В случае возникновения спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается. Но, если работодатель не имеет штатного расписания, он лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, документально подтвердить правомерность этих действий он в случае спора не сможет.

Приведем примеры приказа об утверждении штатного расписания и приказа о внесении изменений в штатное расписание.

│ Приказ N 01 │

│Об утверждении штатного расписания │

│В целях определения организационной структуры, должностного и численного│

│состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО "Звездочка"│

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│

│бухгалтера А.И. Иванову. │

│ Петров │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью "Звездочка" │

│ Приказ N 12 │

│О внесении изменений в штатное расписание │

│В целях рационализации штатной структуры должностей ООО "Звездочка" │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│Внести в штатное расписание следующие изменения: │

│должность офис-менеджера (подразделение "Администрация"), в количестве│

│1 единицы, оклад - 9000 руб. 00 коп. │

│(подразделение "Транспортный отдел") в количестве 3 единиц, оклад -│

│8000 руб. 00 коп. │

│нового штатного расписания не действует. │

│5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного│

│бухгалтера А.И. Иванову. │

│Приложение: штатное расписание на 1 листе. │

│ Петров │

│Генеральный директор ООО "Звездочка" ------ А.А. Петров │

│С приказом ознакомлены: Иванова │

│главный бухгалтер ------- А.И. Иванова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Во многих организациях распространено составление штатного списка - расстановки. Этот документ очень удобен для специалиста, занимающегося кадрами. Штатный список позволяет быстро определить число вакантных и занятых мест в организации, а также размеры и виды надбавок. Для создания такого документа не нужно "придумывать велосипед". Можно взять форму штатного расписания, добавив в нее столбец "ФИО сотрудника". Таким образом, будет видно, в каком отделе работает конкретный сотрудник, какую должность занимает, какие надбавки ему положены.

Эксперт журнала

"Отдел кадров"

Подписано в печать

Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Как его разработать, утвердить и изменить, читайте в нашей статье

Из этой статьи вы узнаете:

Что такое штатное расписание

Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о структуре предприятия. Для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.

Кроме того, типовой документ обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках , а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.

Обратите внимание, фамилии сотрудников не включаются - это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.

Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:

• наглядно представить организационную структуру компании;
• контролировать систему и фонд оплаты труда;
• устанавливать и отслеживать сотрудникам надбавки и определять их размеры;
• вести учет вакантных рабочих мест и своевременно подбирать персонал для замещения имеющихся вакансий;
• устанавливать фиксированные значения для численности штатов по каждому из структурных подразделений организации и количество единиц работников по каждой из упомянутых в этом документе должностей.

Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие "штатки" во всех организациях, работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление.

Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления, как часто составлять его и в какой форме - все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.

Порядок и периодичность составления, правила оформления целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте стоит также установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут выдаваться, в том числе, и по заявлениям сотрудников.

Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать отдельный документ для каждого из них, поскольку филиалы - это подразделения основного предприятия-работодателя.

Пошаговая инструкция

Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка:

• шапки или заголовочной части;
• основной части;
• заключительной части.

Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разрабатывает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:

• полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• коды по ОКПО и ОКУД;
• регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
• наименование документа.

Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: как утвердить штатное расписание? Это делает руководитель организации.

Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2018 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:

Шаг 1. В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.

Шаг 2. В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.

Шаг 3. В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.

Шаг 4. В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.

Шаг 5. В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.

Шаг 6. Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.

Шаг 7. В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.

Шаг 8. Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.

При заполнении заключительной части необходимо оставить место для размещения подписей ответственных лиц. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.

Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Унифицированная форма не предусматривает реквизит "Место для печати".

Заполнение штатного расписания: особенности

Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях , а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.

Наименование должности, указанной в штатном расписании 2019 и трудовом договоре с сотрудником, должно быть идентично.

При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей , работающих на часть ставки - в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один - на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».

Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения - проценты, коэффициенты и пр.

Хранение штатного расписания

Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои сроки хранения. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.

В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.

Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится этот документ, зависит от того, где он был разработан. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года.

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

На основании чего заполняется

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Ответственный за составление

Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

Ознакомление с данным документом

Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

Основные требования

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

Реквизиты

• полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
• ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
• номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
• дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
• указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
• в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

Бланк штатного расписания 2019 года

Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

Порядок заполнения формы Т-3

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

Графа 2 «Код подразделения»

Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

• надбавка за работу в ночное время;
• уборка санузлов;
• северные надбавки;
• прочие доплаты и надбавки.

В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всего в месяц»

Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

Графа 10 «Примечание»

Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

О чем следует помнить

При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

Кто подписывает

Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

Сроки и место хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Внесение изменений

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий . В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Итоги

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С: