Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom. Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie e-mailom

Život moderný človek sa nezaobíde bez neustálej interakcie s inými ľuďmi. V našom veku rýchlo sa rozvíjajúceho informačných technológiíĽudia sa čoraz viac obracajú na e-maily, ktoré niekedy nahrádzajú potrebu osobných stretnutí. etika obchodnej korešpondencie znamená dodržiavanie určitých dôležité pravidlá ktoré ovplyvňujú výsledky korešpondenčných rozhovorov.

V skutočnosti je obchodná korešpondencia významným prvkom obchodnej komunikácie. V niektorých prípadoch sa bez neho nezaobídete. Ak sa človek chystá viesť obchodnú korešpondenciu, potrebuje poznať viacero zložiek. Na čo by ste si teda mali dať pozor?

Gramotnosť reči

Ak je pri ústnom rozhovore ešte možné povoliť rečová chyba a partner s tým bude zaobchádzať blahosklonne, potom je prítomnosť takýchto nedostatkov v obchodnom liste úplne neprijateľná. V takom prípade váš adresát list s najväčšou pravdepodobnosťou odloží a nebude pokračovať v čítaní. Komukoľvek píšete, snažte sa to urobiť správne, bez pravopisných a interpunkčných chýb.

Gramotnosť reči sa cení všade. Znalosti takéhoto zamestnanca budú vítané všade. Usilovnosť môže niekedy nahradiť nedostatok vedomostí, ktoré sa v prípade potreby dajú nahradiť a získať rôznymi spôsobmi.

Stručnost a jasnosť prezentácie

Obchodný list musí obsahovať len podstatu informácií, ktoré majú praktickú hodnotu. Je úplne neprijateľné vyžívať sa v dlhých, zdĺhavých hádkach alebo nudiť svojho adresáta zbytočnými detailmi. Všetky tieto detaily neprinesú žiaden úžitok, len ho sklamú a privedú k myšlienke, že ponúkané informácie sú zbytočné a zbytočné.

V obchodnom liste by mali byť informácie prezentované veľmi štruktúrovaným a stručným spôsobom. Vašou úlohou je sprostredkovať vášmu partnerovi konkrétnu myšlienku alebo správu a neviesť ho k hlbokým myšlienkam o živote.

Dodržiavanie termínov

Pri písaní obchodnej korešpondencie je mimoriadne dôležité dodržiavať termíny odosielania listov a snažiť sa odpovedať čo najrýchlejšie. Ak napríklad etablovaný klient od vás očakáva okamžitú odpoveď na nejaký dôležitý problém, potom odkladanie a akékoľvek meškanie môže viesť k nežiaducim následkom, ako je zrušenie zmluvy, zlyhanie dôležitého obchodu atď. Je tiež dôležité posielať e-maily včas, pretože tým ukážete svojmu súperovi, aký je pre vás dôležitý.

Formátovanie e-mailu

Pri písaní e-mailu je mimoriadne dôležité zvážiť niekoľko dôležitých bodov. Spôsob, akým je navrhnutý, určí, aký dojem z vás bude mať obdarovaný.

Vyplňte pole „Predmet“.

Prekvapivo v praxi často nastáva situácia, keď dôležité listy, ktoré obsahujú potrebné a potrebné informácie, sú ponechané bez uvedenia príslušného predmetu! Takáto nepozornosť či zámerná neochota zaťažovať sa zbytočnými úkonmi má v skutočnosti za následok zmeškanie termínov a zvýšenie pravdepodobnosti, že list adresát vôbec neotvorí.

Z tohto dôvodu je potrebné vyplniť pole „Predmet“. Musíte to urobiť, aj keď sa nechystáte svojmu partnerovi povedať nič dôležité. Na internete je pomerne vysoké percento spamerov, ktorí zámerne upchávajú e-maily a šíria škodlivý softvér.

Možnosť osobného odvolania

Súhlasíte, je oveľa príjemnejšie čítať listy, ktoré obsahujú výzvy adresátovi, ako tie bez tváre adresované niekomu neznámemu. Prítomnosť individuálneho odvolania v liste zdôrazňuje jeho dôležitosť. Navyše tým potajomky hovoríte o úcte k svojmu neprítomnému partnerovi. Nie je potrebné byť oboznámený vždy s adresátom menom a priezviskom.

Správna adresa

Koľkým chybám by sa dalo predísť, keby všetci používatelia internetu boli pri vypĺňaní svojich e-mailových adries mimoriadne opatrní. Hoci potenciálni klienti alebo iní, s ktorými komunikujete na dennej báze, často nechávajú svoje e-mailové adresy napísané na papieri, neskôr sa zistí, že sú pri tom mimoriadne nevyberaní. Z tohto dôvodu vzniká veľa možností, keď sa zložený a pripravený list ukáže ako neodoslaný alebo dokonca príde na nesprávnu adresu. Vždy si skontrolujte adresu dôležitého oponenta, skúste si ju sami zaznamenať do denníka, prípadne ich požiadajte, aby vám poslali skúšobný list.

Práca s informáciami

Pred odoslaním hotového listu adresátovi alebo skupine adresátov sa oplatí popracovať na formátovaní informácií. Niekedy musíte poslať pomerne veľké množstvo informácií prostredníctvom e-mailu. V tomto prípade má oveľa väčší zmysel vytvoriť archív údajov. Fotografie a iné dokumenty by mali byť priložené k listu ako samostatný súbor. Nikdy zbytočne nepreťažujte list nepotrebnými informáciami.

Etika obchodnej korešpondencie teda predpokladá prísne dodržiavanie primeraných noriem a pravidiel, ktoré by mal poznať každý sebavedomý používateľ osobného počítača.

1 448 0 S príchodom dvadsiateho prvého storočia a rozšíreným používaním počítačov obchodná korešpondencia na papieri prakticky vymrela – používa sa len tam, kde je potrebná prehnaná miera formálnosti. To ale vôbec neznamená, že vymreli aj pravidlá obchodnej korešpondencie. Aj v e-mailoch ich treba dodržiavať.

Pravidlá písania obchodnej korešpondencie

Keď si prvýkrát sadnete k písaniu obchodného listu, pravdepodobne sa budete cítiť zmätení. Koniec koncov, toto nie je to isté, ako keby ste poslali správu priateľovi alebo príbuznému. Ako kontaktovať svojho partnera? Mám používať emotikony alebo nie? Ako vyplniť všetky tieto početné polia?

Mali by ste začať v poradí a nezabudnite začať všeobecné pravidlá vybavovanie emailov z prace.

Vyšetrenie. Ak obchodná korešpondencia nie je vašou hlavnou oblasťou činnosti, môžete si poštu skontrolovať dvakrát – ráno, keď prídete do práce, a po obede. Ak je komunikácia s klientmi a obchodnými partnermi súčasťou vašich každodenných činností, bude jednoduchšie nainštalovať si emailového klienta, ktorý vám bude na ploche zobrazovať notifikácie o listoch.
Odpoveď. Nevyslovená etiketa vyžaduje, aby bola odpoveď na list napísaná čo najrýchlejšie, preto môžete listy ignorovať iba vtedy, ak existuje niečo, čo nemôže tolerovať rozptýlenie. Oficiálne pravidlá stanovujú, že na list by sa malo odpovedať desať dní vopred, ak je doručený poštou, a dva dni vopred, ak je prijatý faxom.
Skladovanie. Mali by ste zabezpečiť, aby e-maily neskončili v priečinku nevyžiadanej pošty. Okrem toho ich nemožno vymazať: inak, ak dôjde ku konfliktnej situácii, nebudete môcť jednoducho odkázať na korešpondenciu a zistiť, kto má pravdu.
Použitie. E-mailovú adresu spoločnosti môžete použiť iba na korešpondenciu v jej mene. Ak z nejakého dôvodu potrebujete na korešpondenciu použiť osobný e-mail, mali by ste sa uistiť, že vyzerá oficiálne a neobsahuje obscénne alebo vulgárne slová.
Vytriedili sme úložisko, zistili sme časy odozvy a aký e-mail použiť. Toto všetko si ľahko zapamätáte a môžete prejsť na ďalší krok: prišiel vám obchodný list. Ako na to odpovedať bez toho, aby ste urazili svojho partnera?
správne. Listy ako „Ahoj Vasya, dostal som tvoj list a myslel som si...“ by mali byť vyhradené pre osobnú korešpondenciu. Vedenie obchodnej korešpondencie si vyžaduje korektnosť a zdvorilosť. Nemôžete používať slangové, expresívne alebo hrubé výrazy. Emotikony nemôžete používať, aj keď pracujete so svojím partnerom už niekoľko rokov. Nemôžete sa oslovovať ako „vy“ a byť známy – list musí byť zdvorilý a suchý.
Kompetentne. Gramotnosť je indikátorom kultúrny rozvoj, intelektuálna úroveň, spôsob, ako si udržať povesť spoločnosti a štýlovo napísať list. Ak ste zlí s ruským spisovným jazykom – čo sa často stáva a vôbec to nie je dôvod na hanbu – použite špeciálne služby na kontrolu gramatiky, pravopisu, interpunkcie.
Adekvátne. Dokonca aj tá najkompetentnejšia a najsprávnejšia odpoveď môže byť zbytočná, ak účastník rozhovoru jednoducho nerozumie, o čom hovoríte. Preto by ste sa mali buď zdržať používania odborných výrazov, alebo im poskytnúť vysvetlenie. Tiež by ste nemali používať slová, ktoré sú príliš zložité alebo nie príliš bežné, čo môže zmiasť partnera. A samozrejme by ste nemali vkladať slová, o ktorých význame pochybujete.
Logické. Ak nepoznáte odpoveď, požiadajte svojho partnera, aby počkal, zistil a napísal ďalší list. Ak viete, skontrolujte, či je v liste prezentovaný dôsledne, logicky a zrozumiteľne a až potom ho odošlite.
krásne. Dizajn nie je o nič menej dôležitý ako obsah. Mali by ste použiť odseky, citovať otázku a až potom dať odpoveď, používať číslované zoznamy a zoznamy s odrážkami.

Aby ste odpovedali na prichádzajúci list, stačí to urobiť kompetentne, správne, primerane a logicky. Ale ako napísať list ako prvý?

Najprv ho musíte správne naformátovať:

Predmet . Pole „Predmet“ v tele e-mailu by sa nemalo ignorovať, pretože jeho prečítaním si účastník vytvorí prvý dojem o tom, čo sa od neho vyžaduje. V ideálnom prípade by to malo vyzerať takto: „Názov podniku, podstata problému“ - „JSC Romashka“. Sklenené zásoby."
Podpis . Väčšina e-mailových služieb vám umožňuje nastaviť automatický podpis, ktorý by mal obsahovať: „Meno, pozícia, spoločnosť“ - „Makarova I.V., hlavný účtovník JSC "Romashka" Tento formulár umožní príjemcovi ľahko zistiť, koho oslovuje a ako začať svoju odpoveď.
Pozdravujem . Pozdrav by nemal byť známy - žiadne „Ahoj“, „dobrý deň“, „aloha“ alebo iné podobné možnosti. Najlepšie by bolo neutrálne „Ahoj“ alebo „Dobré popoludnie“.
Odvolanie . Adresy podľa mena - „Anya“ - namiesto celého mena - „Anna Dmitrievna“ vyzerajú povedome a môžu pokaziť celý dojem z listu. Preto je lepšie zvoliť adresu podľa mena a priezviska.
Dĺžka . Príliš dlhé listy sú časovo náročné a ťažko sa čítajú. Za optimálny sa preto považuje objem, ktorý sa zmestí na normostranu textového editora.

Všeobecné pravidlá pre prácu s listami, odpoveďami a novými písmenami - naučiť sa to všetko písať nie je ťažké. Je však potrebné pamätať na niekoľko ďalších nuancií:

Obsah . List by mal obsahovať dôvod, prečo bol napísaný, jeho konzistentný popis a potom otázky a návrhy.
Dôležitosť . Väčšina e-mailových služieb má začiarkavacie políčko „Dôležité!“, ktoré môžete skontrolovať pri písaní. Potom sa takýto list zvýrazní v priečinku príjemcu.

DÔLEŽITÉ! Nemôžete len použiť začiarkavacie políčko - inak sa skutočne naliehavý list jednoducho utopí v množstve bezmyšlienkovo zvýraznených.

Koniec dialógu . Podľa pravidiel nevyslovenej etikety korešpondenciu končí ten, kto ju začal.
Čas. Posielať listy na konci pracovného dňa a v piatok poobede je nielen zlá forma, ale aj márny nápad – odpoveď príde v každom prípade až na druhý deň ráno alebo dokonca v pondelok.
Slušnosť . Mali by sme vám zablahoželať k nadchádzajúcej dovolenke. dakujem za odpoved. Ak nie je možné na naliehavý list odpovedať okamžite, adresát by mal byť o tom informovaný.
Prílohy . Každá príloha by mala byť archivovaná a príjemca by o nej mal byť upozornený samostatne v tele listu.

DÔLEŽITÉ! Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie si vyžadujú pozornosť voči partnerovi - musíte ho nechať hovoriť, klásť otázky a nevyžadovať nič vo forme ultimáta.

Typy e-mailovej korešpondencie

Pravidlá korešpondencie sa môžu mierne líšiť v závislosti od toho, kam sa list posiela.

Interná korešpondencia znamená, že je vhodné odpovedať na listy v ten istý deň, aby ste neprekážali v práci vášho vlastného podniku, a tiež, že tón listu môže byť o niečo známejší ako v iných prípadoch.

DÔLEŽITÉ! Bolo by dobré vyvinúť jednotnú šablónu pre internú korešpondenciu, podľa ktorej by zamestnanci mohli písať listy rýchlo bez toho, aby si lámali hlavu nad štruktúrou.

Externá korešpondencia znamená väčší stupeň formálnosť, ako aj nutnosť filtrovať odborný slang – často partner z inej spoločnosti konkrétnym slovám jednoducho nerozumie.
Medzinárodná korešpondencia znamená väčšiu formálnosť, ako aj potrebu brať do úvahy časové pásma. Takže by ste nemali ráno posielať list do New Yorku a očakávať, že odpoveď príde v blízkej budúcnosti, znepokojujúca a uponáhľaná, pretože zamestnanec, ktorý musí na list odpovedať, sa s najväčšou pravdepodobnosťou stále vyhrieva v posteli.

Veľké rozdiely však nie sú. Všade sa cení slušnosť, gramotnosť a schopnosť jasne formulovať požiadavku.

Ako napísať obchodný list

Na prípravu dokumentu použite Microsoft Word a nasledujúce pravidlá:

hlavičkový papier organizácie;
písmo Times New Roman;
široké polia;
veľkosť 12-14 str.;
riadkovanie – 1-2 str.;
Umiestnite čísla strán písmena na pravú spodnú stranu.

Ak ide o medzinárodnú korešpondenciu, potom je list napísaný v jazyku adresáta.

Štruktúra obchodný list:

Odvolanie;
preambula;
Hlavný text;
Záver;
Podpis;
Aplikácia.

Čo je ešte dôležité mať na pamäti:

Oslovte svojho partnera pomocou „vy“.
Ak píšete odpoveď na doručený list, urobte si o tom hneď na začiatku poznámku, napríklad: „Na vašu žiadosť zo dňa 01.01.2020...“
Ak bol list prijatý s agresivitou, nebuďte ako váš oponent a nepoužívajte vo svojej korešpondencii agresívne, prosebné výrazy ani rozkazovací tón.
Každú novú myšlienku napíšte na nový riadok, aby bola informácia lepšie vnímaná. Nerobte dlhé odseky. Maximálne 5-7 viet.
Vyhnite sa slovám napísaným Caps Lock (veľkými písmenami) – takýto text je vnímaný ako hrozba.
Nezabudnite uviesť kontaktné údaje odosielateľa a dátum odoslania listu.
V obchodnej korešpondencii nepoužívajte emotikony ani úvodzovky.
Nepoužívajte cudzie slová, vyberte si ruské synonymum.
Píšte jedným písmom. Nepoužívajte farebný text ani nadmerné podčiarknutie, tučné písmo atď.
Buďte k partnerovi zdvorilí a v komunikácii otvorení. Vysvetlite jeho názor a opýtajte sa, čo si o tom myslí. Ukážte empatiu a rešpekt.
Sledujte, ako na vás váš súper reaguje.

Štandardné frázy prijateľné na použitie

Aby ste zakaždým nepremýšľali, akou formou vyjadriť svoje myšlienky, môžete použiť štandardné frázy akceptované pre obchodnú korešpondenciu:

Odvolanie. „Dobrý deň, milý Igor Petrovič“- ak príjemcu poznáte osobne. "Dobrý deň, pán Smirnov"- ak mu napíšete prvýkrát v živote. Zvyčajne sa oslovuje armáda "Dobrý deň, súdruh plukovník Smirnov".
Všimnite si.Štandardný príklad frázy: “Informujeme vás, že...”. Dá sa zmeniť na “Dávame do pozornosti”, „informujeme vás“, „informujeme vás“.
Vysvetlenie. Na informovanie adresáta o účele listu hneď na začiatku môžete použiť nasledujúce konštrukcie: “Na vašu žiadosť...”, “Za účelom vykonania práce...”, “Za účelom poskytnutia pomoci...”, “V súlade s Vašim želaním...”.
Žiadosť. Žiadosť v liste by mala byť podľa vzorca "Pýtame sa ťa...".
Ponuka. “Môžeme Vám ponúknuť...”, “Odporúčame...”.
Potvrdenie. “Potvrdzujeme...”, “Dostali sme...”.
Odmietnutie. „Váš návrh je zamietnutý...“, „Z dôvodov popísaných nižšie nemôžeme súhlasiť...“, „Váš návrh bol posúdený a zistilo sa, že je nekonštruktívny.“.

Formálnosť je najlepším spoločníkom obchodnej korešpondencie, ale je dôležité, aby sa význam nestratil za oficiálnymi frázami. Dobrý príklad obchodný list bude vyzerať takto:

Dobrý deň, Igor Petrovič!

V súvislosti s expanziou potrebuje OJSC Romashka zvýšiť dávky surovín na výrobu zariadení o 25%. Naša spolupráca s firmou Margaritka trvá už 5 rokov a doteraz sme nemali žiadne reklamačné dôvody. Preto navrhujeme prediskutovať možnosti zvýšenia dodávok a ťažkosti, ktoré môžu nastať.

S nádejou na produktívnu spoluprácu generálny riaditeľ OJSC Romashka, G.V.

******************************************************************************

Za posledné desaťročia si obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu získala obrovskú popularitu a stala sa jednou z hlavných metód obchodnej komunikácie. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý by nepoužíval e-mail v praxi medziľudskej komunikácie. Napriek tomu si dnes mnohí kladú otázku: aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako môžete použiť kompetentný list na vytvorenie dobrého dojmu o odosielateľovi u príjemcu?

Tento článok popisuje pravidlá pre obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu a praktické rady Informácie uvedené v článku vám pomôžu naučiť sa správnu obchodnú komunikáciu pri písaní e-mailov.

Mnoho ľudí začína svoj pracovný deň tým, že si skontroluje poštovú schránku, či nemá nové správy. Ale, žiaľ, napriek prevládaniu tohto spôsobu výmeny informácií mnohí nevedia, ako správne používať jazyk obchodnej korešpondencie, pričom si e-maily mýlia s neformálnym spôsobom komunikácie.

Vďaka rýchlosti doručenia zjednodušuje výmenu dôležitých úradných dokumentov, formulárov, žiadostí, no aj tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Veľmi často sa stáva, že pri písaní e-mailu pri výmene akýchkoľvek súborov príjemcovia z nejakého dôvodu nepíšu sprievodné eseje a nezadávajú témy, čo môže príjemcom skomplikovať prácu. Účelom tohto článku je odpovedať na otázku: ako poslať list e-mailom a dodržať všetky pravidlá obchodnej písomnej komunikácie prostredníctvom e-mailu?

Pri písaní e-mailov musia byť vyplnené všetky poskytnuté polia

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom zaväzujú odosielateľa listu vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Musí byť opísaný predmet, ktorý stručne popisuje podstatu odosielaného listu. Osud odoslaného listu a rýchlosť riešenia problému v ňom uvedeného veľmi často závisí od správne opísanej témy. Pracovný e-mail by mal začínať pozdravom – tento jednoduchý prejav úcty k príjemcovi je pri korešpondencii veľmi dôležitý. Po pozdrave by mal byť text, ktorý sa nazýva „telo listu“ a na konci by mal byť ponechaný podpis, napríklad „S úctou, Petr Ivanovič Brisov“.

Pozdravy v obchodnej korešpondencii

Stojí za to zamerať svoju pozornosť na tento bod, pretože gesto rešpektu je v každom aspekte veľmi dôležité obchodnej komunikácie. Optimálna pozdravná fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Ahoj“. Vedenie obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu obmedzuje odosielateľa v používaní fráz „Dobrý večer“ alebo „ Dobré ráno“, pretože príjemca môže list prečítať dlho po jeho prijatí. Rovnako nie je správne používať hovorové výrazy používané v pozdravoch.

Po pozdravnom slove alebo fráze by ste mali osloviť príjemcu menom a priezviskom, a ak je meno odosielateľovi neznáme, tento moment možno preskočiť. Potom môžete prejsť k uvedeniu účelu listu.

Priložené súbory v obchodných e-mailoch

Ak hlavným účelom listu nie je len písomné rozprávanie a prezentácia podstaty problému, ale aj zaslanie súboru, potom je lepšie najskôr priložiť zaslaný predmet. Často sa stáva, že mnohí odosielatelia z nepozornosti po uvedení podstaty problému v tele listu zabudnú priložiť potrebnú prílohu. Takáto nedbanlivosť môže mať negatívny vplyv na obchodnej povesti odosielateľa obchodného listu.

E-mailová adresa by mala byť rozpoznateľná a stručná

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom vyžadujú, aby odosielateľ mal rozpoznateľné elektronické meno, ktoré musí obsahovať pravdivé údaje o mene odosielateľa. Oficiálne listy a odvolania vyzerajú veľmi nestručne a hlúpo, keď e-mailová adresa obsahuje neformálne výrazy alebo slová, napríklad e-mailová adresa „limon_petya“. Pre dospelého to vyzerá veľmi nedôstojne. Ak chcete viesť obchodnú korešpondenciu, je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a dodržiavať etiketu obchodného e-mailu.

Pomocou funkcie rýchlej odpovede (odpovede) môžete odpovedať na predtým prijaté e-maily

Používateľovi pomáha funkcia Reply or Response (v skrátenej verzii vyzerá ako Re:). rýchlym spôsobom Odpovedať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť čítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom cez danú tému. Ale pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom ukladajú odosielateľovi povinnosť premenovať predmet obchodného listu, ak sa v priebehu korešpondencie zmení podstata diskusie.

Pred odoslaním obchodného listu by ste mali skontrolovať pravopisné chyby a interpunkciu.

E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale počas obchodnej korešpondencie by ste nemali zanedbávať pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrne urobená chyba môže ovplyvniť autoritu odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste mali text niekoľkokrát skontrolovať a starostlivo skontrolovať, či neobsahuje pravopisné chyby a interpunkčné chyby. Mnoho e-mailových klientov má funkciu kontroly pravopisu, takže by ste mali venovať pozornosť slovám podčiarknutým červenou farbou. Ak máte pochybnosti o správnom pravopise, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou pravopisného slovníka.

Pole adresáta by malo byť vyplnené ako posledné.

Aby ste sa vyhli odosielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresu príjemcu obchodného listu zadávajte až na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je zahrnuté aj v základoch obchodnej emailovej korešpondencie. Stáva sa, že pri vypĺňaní poľa adresáta môže e-mail ponúkať zoznam predtým použitých príjemcov, aj tu by ste mali zamerať svoju pozornosť, aby ste omylom neodoslali zložený obchodný list adresátovi tretej strany;

Štruktúrovanie obchodného listu

Pravidlá pre štruktúrovanie textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pre pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom elektronickej pošty. Pre príjemcu nie je vždy vhodné čítať veľké objemy textu písmen na obrazovke monitora. Aby ste tento bod zjednodušili, mali by ste text rozdeliť na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa komplikovaným vetám pri písaní textu obchodných listov. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť väčšia ako pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by mala byť uvedená v podstate

Okrem určenej témy obchodného listu by mala adresáta zaujať aj jasne formulovaná prvá a druhá veta hlavného textu. Úlohou odosielateľa je uviesť na začiatku listu podstatu problému alebo problému, pre ktorý sa obracia na adresáta. V prvej vete by mal byť uvedený účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Príklad: „Oznamujeme vám, že sa končia podmienky záväzku zo zmluvy č. 45 zo dňa 1.2.2017 „O dodávke sypkých materiálov“. Na obnovenie zmluvy musíte predložiť druhý balík dokumentov.“ Vďaka určenému účelu má obdarovaný možnosť zahĺbiť sa do toho hlavná myšlienka obchodný list. Ak je text listu príliš veľký, je lepšie použiť funkciu pripojenia objektu ako prílohy vo forme textového dokumentu, ale zároveň by ste mali v textovom poli nechať sprievodnú esej ktorý zvýrazňuje obchodný list. Ukážka: „Posielame vám elektronickú kópiu listu od Mak-Stroy LLC na vašu kontrolu.“ Žiadame Vás, aby ste nám oznámili svoje rozhodnutie vo veci predĺženia zmluvy č. 45 zo dňa 01.02.2017 „O dodávke sypkých materiálov“ do termínu uvedeného v liste.“

Každý obchodný e-mail by mal mať odpoveď.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca z nejakého dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď nie je možné dať odpoveď kvôli určitým situáciám, napríklad vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca zamyslený a nemôže okamžite odpovedať na položenú otázku. V tomto prípade je potrebné uviesť krátky komentár k tejto záležitosti, napríklad: „Dobrý deň, Peter Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes je pre mňa ťažké odpovedať, pretože sa musím poradiť s vyšším vedením. Váš problém nahlásim generálny riaditeľ našej spoločnosti a dáme oficiálnu odpoveď do konca týždňa. S pozdravom, manažér obchodného oddelenia Belov Ivan Gennadievich.

Je potrebné pripomenúť, že ak odpoveď nebola poskytnutá do troch pracovných dní, mlčanie príjemcu obchodného listu možno hodnotiť ako ignorovanie a odmietnutie komunikácie s odosielateľom.

Pri písaní listov s odpoveďou by ste mali odpovedať na všetky položené otázky.

Ak je list odoslaný príjemcovi dotazovacieho charakteru, potom by ste pri jeho zostavovaní mali odpovedať na otázky v poradí, ktoré je uvedené v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že na ne dostane konkrétne odpovede. Pri písaní listu by ste nemali číslovať svoje odpovede, stačí uviesť svoje myšlienky v poradí. Aby ste odpovedali na všetky položené otázky, musíte si najprv niekoľkokrát znovu prečítať prijatý obchodný list a ak je otázok príliš veľa, je lepšie ich napísať oddelene, aby ste ich nezmeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, stojí za to zdôrazniť momentálne z nejakého dôvodu nie je možné dať odpoveď.

Nepreháňajte skratky, emocionálny dizajn a veľké písmená

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielatelia riedia používaním neformálnych znakov vo forme emotikonov. Ich použitie je obľúbené pri komunikácii v sociálnych sietí, pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, keďže ich adresát nemusí poznať skutočný význam a považovať ich za nepochopiteľný súbor interpunkčných chýb.

Mali by ste tiež prestať písať text. veľkými písmenami. Na internete sa súbor slov napísaných veľkými písmenami nazýva „honosné frázy“ a takéto frázy majú často negatívny význam. Príjemca pri čítaní elektronického obchodného listu môže takéto písmo hodnotiť negatívne, čo bude mať škodlivý vplyv na vnímanie významu. Ak v obchodnom liste potrebujete zdôrazniť dôležitosť niektorého bodu, je lepšie použiť úvodné vety, napríklad „Upozorňujeme, že na obnovenie zmluvy musíte najneskôr do 2.10.2017 poskytnúť balík dokumentov. “ alebo „Upozorňujeme, že dokumenty o predĺžení zmluvy musia byť predložené do 2.10.2017.“

Neprenášajte citlivé informácie prostredníctvom e-mailu

Pri prenose osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť elektronické schránky, pretože existuje hrozba zachytenia informácií útočníkmi na použitie na vlastné sebecké účely. Takéto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá od bankové karty, osobné bankové účty atď. Je dôležité mať na pamäti, že informácie sú uložené na serveri poštového agenta a v prípade napadnutia môžu byť odcudzené.

Na konci listu musí byť podpis odosielateľa.

Ako už bolo spomenuté, každý odoslaný list musí obsahovať špecifický podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu blokovania podpisov, do ktorej môžete zadať svoju pracovnú pozíciu, meno a kontaktné telefónne číslo. Následne sa tento blok automaticky objaví na konci každého písmena, čo uľahčí písanie. Je dôležité správne napísať podpis, aby mal príjemca možnosť pri odpovedi na list správne osloviť odosielateľa. Príklad podpisu môže vyzerať takto: „S úctou, Nikolaj Alexandrovič Petrov, +79810000000.“

Na záver možno poznamenať, že na to, aby ste pochopili, ako viesť obchodnú korešpondenciu e-mailom, nemusíte ovládať ďalšie a zložité základy. Musíte len dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.

V podmienkach modernom svete obchodný kontakt často začína obchodnou korešpondenciou - písomná forma obchodnej interakcie, ktorá zahŕňa akýkoľvek druh korešpondencie (list, správa atď.) odoslanú ktorýmkoľvek úradníkom v jeho mene a na základe jeho funkcie.

Dôležitým aspektom je dodržiavanie určitých noriem etikety. V opačnom prípade môže dôjsť k prerušeniu nadviazaných spojení a strate klienta alebo obchodného partnera. Dobre spracovaná obchodná korešpondencia prispieva k čo najpriaznivejšiemu dojmu o vás alebo spoločnosti.

Ovládanie kúzla písmen je dôležité pre každého človeka. Povedzme pri hľadaní nová práca: zostavenie a odoslanie životopisov, testovacích úloh, motivačných listov, dodatočných informácií o sebe, dohodnutie času stretnutia.

Zaujímavé je, že pravidlá obchodnej korešpondencie, ktoré dnes existujú, boli vyvinuté asi pred 150 rokmi v Anglicku.

Druhy obchodných listov

Ak sa chcete rozhodnúť, ako zostaviť list, musíte poznať rozdiely medzi jeho typmi. To vám pomôže rozhodnúť sa pre tému správy a jej správny dizajn. To vám pomôže vyhnúť sa tomu, aby ste v očiach dôležitého súpera nevyzerali hlúpo.

Podľa konštrukčnej štruktúry existujú:

Komunikačné listy

To zahŕňa listy o odmietnutí, nároky, ospravedlnenia a priznania. Všetko, čo zamestnanec používa pri svojej profesijnej činnosti.

Listiny o dohode

Dôležitý typ písania. Vďaka nej sa zhrňujú výsledky stretnutia, tvoria sa dohody, určuje sa čas plnenia úloh a obe strany sú presvedčené o správnom pochopení zmluvy.

Pravidlá obchodného listu

Spôsob, akým si blogeri dovoľujú vyjadrovať sa, nie je vaša voľba. Pre chyby a preklepy neexistuje ospravedlnenie. Nemôžete sa utešiť s ťažkosťami pri učení sa jazyka od detstva. Musíte byť na seba čo najnáročnejší. V opačnom prípade to robí nepriaznivý obraz o vašej osobnosti a vzdelaní.

Zvláštnosťou obchodnej korešpondencie je, že chyby v pravopise odborných slov sa považujú za indikátor neschopnosti osoby vo vybranej oblasti.

Základné pravidlá:

Prestaňte používať slová presná definícia ktoré nepoznáš. V krajnom prípade skontrolujte ich význam v slovníkoch.
Vyhnite sa používaniu špecifickej terminológie. Niektoré slová môžu byť pre partnera neznáme a môžu byť nesprávne interpretované. Etiketa obchodnej korešpondencie v takýchto prípadoch zahŕňa poskytnutie vysvetlenia pojmov a skratiek.
Píšte krátkymi vetami. Dĺžka a floridnosť stavieb sú vhodné pri písaní románu, nie pri obchodných rokovaniach.
Najprv napíšte správu nie do tela listu, ale do dokumentu v počítači alebo online editore. Pozitívom je automatická kontrola pravopisu a interpunkcie textu. To tiež zabraňuje tomu, aby bol list náhodne odoslaný adresátovi predčasne alebo stratený v dôsledku zatvorenia prehliadača alebo straty internetu. Pri práci v programe Microsoft word používajte automatické ukladanie materiálu v určitých intervaloch.
Mali by ste sa vyhnúť písaniu správy na telefóne alebo tablete. Hrozí nevhodná autokorekcia.
Pred odoslaním skontrolujte chyby a konzistenciu textu. Odporúča sa znova skontrolovať napísaný text po hodine, dočasne prejsť na iné veci a zabudnúť na jeho písanie. To vám pomôže pozrieť sa na text z inej perspektívy, vidieť všetky nepresnosti.

Formátovanie obchodného listu

Pri príprave a vedení korešpondencie je potrebné venovať osobitnú pozornosť detailom. Ukazuje tiež rešpekt k vášmu súperovi a umožňuje vám ušetriť čas, ktorý by ste mohli stráviť prerábaním materiálu.

Nemali by sa zanedbávať tieto aspekty:

Správne vyplnenie predmetu listu

Ak je toto prvá správa, názov môže byť jasný. Ak však komunikácia s oponentom už existuje, predmet listu by mal byť uvedený stručne a výstižne. Toto sú základy komunikácie. Pomôžu vám správu po chvíli nájsť, takže opätovné prečítanie bude ľahké pre odosielateľa aj príjemcu.

Citácia

Správa, ktorú posielate, môže obsahovať otázky, na ktoré musíte odpovedať. Má zmysel na ne odpovedať, citovať každú zvlášť. Pri odosielaní listu s niekoľkými preposielaniami sa oplatí použiť číslovanie a rozdelenie textu na odseky. Týmto spôsobom bude účastníkovi rozhovoru jasné, na akú otázku odpovedáte.

Nadmerné reťazce cenových ponúk vytvárajú v komunikácii pocit chaosu. Ak sa však potrebujete vrátiť k predtým odoslaným správam alebo niečo pripomenúť účastníkovi rozhovoru, stojí za to urobiť. Najmä pokiaľ ide o rozpočet, balík služieb a čas.

Berte do úvahy všetky prijaté informácie

Pri písaní listu sa musíte stručne vyjadriť ku všetkým dokumentom, ktoré pripojíte vy alebo váš partner. Príjemcovi tak bude hneď jasné, aký obsah súborov ho čaká.

Vlastný podpis je obdobou vizitky

Obchodná korešpondencia vyžaduje podpis. Môže sa to urobiť automaticky, potom sa bude nachádzať v každom odoslanom liste. Ako vytvoriť informatívny podpis? Použite svoje meno a priezvisko, aktuálnu pozíciu, pracovné kontakty a logo spoločnosti.

Napríklad: „S úctou, Ivan Ivanov, váš projektový manažér, telefónne číslo alebo iní poslovia.“ Alebo „S pozdravom Ivan Ivanov...“.

Podpis môže byť tiež pútavý a kreatívny, čo naznačuje zvláštne spojenie so spoločnosťou alebo príčinou. Napríklad zamestnanci siete knižného priemyslu môžu pri vkladaní názvu aktuálnych nových produktov použiť frázu „Aktuálne čítam...“. Ale je lepšie koordinovať takéto veci s nadriadenými.

Poštová adresa

Pravidlá obchodnej korešpondencie vyžadujú uvedenie poštovej adresy. Bolo by lepšie, keby bol čisto robotníkom. Môže tam byť uvedený názov firmy, pozícia, meno alebo priezvisko, nie však rok narodenia alebo hravé prezývky/slová. Je lepšie premýšľať o správnom názve adresy dlhé roky, ak ju plánujete opustiť aj pri zmene činnosti alebo pozície.

Písmo a medzery

V dokumentácii sa najčastejšie používa písmo Times New Roman, veľkosť 12 pre tabuľky alebo 14 pre text. 1,5-2 intervaly. Toto sú nevyslovené základy.

Štýl obchodnej komunikácie

Obchodná korešpondencia zahŕňa jemnú rovnováhu. Priateľská komunikácia je tu nevhodná, ale nie je vhodná ani dôrazne drsná komunikácia.

Vlastnosti komunikácie:

Závažnosť návrhov

Nevhodné budú drobné slová a slangové výrazy.

Používanie emotikonov

Emotikony používajte opatrne alebo sa im vyhýbajte. Prvý kontakt ich prítomnosť v zásade neumožňuje. V budúcnosti môžu byť zátvorky prítomné, ale iba pozitívne, v miernom množstve. Milosť a humor sú v tomto štýle komunikácie neprijateľné. Tento formulár je neprijateľný, ak ste podriadený svojmu partnerovi.

Pozdravy podľa mena a priezviska

Z pravidiel vedenia obchodnej korešpondencie vyplýva rešpektujúci postoj k partnerovi, pozornosť a záujem o jeho osobu. To zvyšuje záujem súpera o vás a zvyšuje šancu na jeho zhovievavosť. Je vhodné vopred poznať meno osoby, ktorú oslovujete, ako aj jej preferencie pre adresu.

Odpovedzte do dvoch dní

Správne je poslať odpoveď na správu do niekoľkých pracovných dní. V opačnom prípade sa to považuje za neúctivé. Ak bol list odoslaný pred víkendom alebo dovolenkou, nemusíte naň odpovedať, ak to nie je naliehavé. V opačnom prípade musíte upozorniť svojho partnera na dočasnú absenciu vašej odpovede alebo sa nakrátko odhlásiť z obsahu listu.

Nedostatok dotieravosti

Neustále sa na niečo pýtať, pýtať si potvrdenie, sa vám ukáže v zlom svetle. Ak sa vyžaduje potvrdenie od partnera, môžete mu pripomenúť, že je potrebné odpovedať do troch dní. Ak je záležitosť naliehavá, je lepšie to spomenúť hneď v prvej správe.

Zrkadlové pravidlo

Etiketa obchodnej korešpondencie vám často umožňuje osloviť súpera tak, ako to robí on. Tým sa zvyšuje možnosť vzájomného porozumenia a komunikácie na rovnakej úrovni. Sledujte, aké výrazy, štýl komunikácie a adresu používa váš partner.

Pekné sviatky

Ak sa komunikácia uskutočňuje okolo alebo počas oficiálnych sviatkov, stojí za to zablahoželať partnerovi. Toto sú pravidlá obchodnej korešpondencie. Je tiež užitočné vedieť, kedy má váš súper narodeniny.

Vďačnosť

Elementárna zdvorilosť by boli slová vďačnosti v reakcii na gratuláciu, pozvanie alebo vysvetlenie.

Ak vezmeme do úvahy všetky vyššie uvedené vlastnosti, nebude ťažké nadviazať kontakt so svojím partnerom a vytvoriť si o sebe priaznivý názor.

Dôležitosť pravidiel obchodného písania

V skutočnosti je každý odoslaný list vizitkou, ktorá odráža našu zvolenú obchodnú pozíciu. Tak, aby to vyzeralo slušne, vzbudzovalo rešpekt a dôveru a rokovania sprevádzala pohodlnosť a efektivita pri riešení problémov, znalosť pravidiel dobré mravy a ich neustále dodržiavanie je neotrasiteľnou zárukou úspechu.

Pre akúkoľvek korešpondenciu, na internete alebo v listoch, platia rovnako prísne normy ako pri telefonickej komunikácii alebo pri osobnom rokovaní. Princípy, na ktorých je postavená interakcia:

vzájomný rešpekt medzi oponentmi k osobnosti a obchodnému postaveniu druhej osoby;
pozornosť k obchodným záujmom oponenta;
zachovávanie dôvernosti;
dochvíľnosť pri riešení dôležitých úloh.

Obchodná korešpondencia je potrebná, pretože:

pri odosielaní listu neexistuje žiadna odpoveď, aj keď bola naznačená;
listy sa strácajú v toku nepotrebných informácií a zamestnanci si neustále volajú, aby si skontrolovali poštu;
po prečítaní e-mailu nie je úplne jasné, čo od vás potrebujete;
kvôli množstvu detailov a chaosu informácií v správach sú myšlienky zmätené a ťažká otázka stále to nie je vyriešené.

Ak zavediete všeobecné pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie, môžete ušetriť veľa voľného času. To pomôže vyhnúť sa vyššie uvedeným problémom.

Obchodná komunikácia Nie je možné si to predstaviť bez korešpondencie, pretože osobné stretnutie na vyriešenie problémov spolupráce nie je vždy možné. Najpálčivejšie problémy obchodnej korešpondencie

Obchodnú komunikáciu si nemožno predstaviť bez korešpondencie, pretože osobné stretnutie na vyriešenie problémov spolupráce nie je vždy možné. Obchodná korešpondencia pomáha vyriešiť najpálčivejšie problémy v krátkom čase, ale nedodržiavanie pravidiel etikety alebo nelogická konštrukcia listu môže poškodiť partnerské vzťahy alebo odcudziť potenciálneho klienta. Rovnako ako pri formálnych rokovaniach, aj tu platia určité pravidlá: formát listu a štýl komunikácie.

Všeobecné pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie

1. Pred napísaním listu sa rozhodnite o jeho vlastnostiach:

druh listu (krycie, záručné, objednávka, upomienka, oznámenie atď.; prezentačný list alebo výzva na odpoveď);

stupeň prístupnosti pre adresáta (či môžete uviesť všetky potrebné body v jednom liste, alebo budete potrebovať druhý, objasňujúci);

naliehavosť doručenia (ak je list urgentný, je lepšie ho poslať doporučene alebo e-mailom).

2. Vytvorte list pomocou existujúcich šablón, na základe jeho typu, a tiež sa spoliehať na GOST R 6.30-2003. „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu."

3. Každý obchodný list má nasledujúcu všeobecnú štruktúru:

názov vysielajúcej organizácie;
dátum písania;
adresa príjemcu, označenie konkrétneho korešpondenta;
otváracia adresa;
uvedenie témy a účelu listu;
hlavný text;
záver (vzorec zdvorilosti);
podpis odosielateľa;
označenie žiadosti a distribúciu kópií (ak existujú).

4. Pri príprave obchodného listu použite textový editor Microsoft Word:

použiť typ písma Times New Roman, veľkosť písma 12-14 bodov, riadkovanie – 1-2 body;

Umiestnite čísla strán písmena na pravú spodnú stranu;

Pri tlači textu na formát A4 použite riadkovanie 1,5–2, formát A5 alebo menej – riadkovanie jeden. Podrobnosti sa vždy píšu s jedným riadkovaním.

5. Ak hovoríte v mene organizácie a máte v úmysle poslať vytlačený list, určite použite hlavičkový papier, keďže jeho prítomnosť bude vizitka vašej spoločnosti. Buďte zvlášť opatrní pri príprave oficiálneho formulára, táto zručnosť by mala byť povinná pre každého zamestnanca kancelárie.

6. V prípade medzinárodnej korešpondencie musí byť list napísaný v jazyku adresáta alebo v angličtine(ako najčastejšie v obchodných vzťahoch).

7. Udržujte správny, obchodný tón. Začnite list adresou, ktorá v závislosti od stupňa vašej blízkosti s korešpondentom môže začínať slovami „Vážený + celé meno“ alebo „Vážený + celé meno“. Pamätajte, že slová v adrese alebo v označení adresáta nesmú byť v žiadnom prípade skracované (napríklad „rešpektovaný“ ako „uv.“ alebo „vedúcemu oddelenia“ ako „vedúci oddelenia“) - toto sú pravidlá obchodnej etikety. Svoj list vždy ukončite poďakovaním za spoluprácu. Pred podpisom by mala byť veta „S úctou…“ alebo „S úctou…“. Oslovovanie „vy“ v úradnej korešpondencii je neprijateľné, aj keď s korešpondentom udržiavate priateľské vzťahy.

8. Starostlivo si vyberajte slovnú zásobu, vyhýbajte sa nepresnostiam a nejednoznačným frázam a nadmernému používaniu profesionality. List musí byť zrozumiteľný.

9. Rozdeľte obsah listu do zmysluplných odsekov tak, aby nebol ťažkopádny a pre príjemcu ťažko pochopiteľný. Dodržiavajte pravidlo: prvý a posledný odsek by nemal obsahovať viac ako štyri tlačené riadky a zvyšok - nie viac ako osem.

10. Odpovedajte na obchodné e-maily podľa akceptovanej etikety: na písomnú žiadosť - do 10 dní od prijatia; pre listy zaslané faxom alebo e-mailom - do 48 hodín, okrem víkendov.

Vnútroorganizačná obchodná korešpondencia

Obchodná korešpondencia medzi zamestnancami spoločnosti je v porovnaní s korešpondenciou zasielanou tretej strane zjednodušená.

byť stručný;
mať obchodný charakter;
v liste musí byť uvedený dátum;
Na konci listu je zdvorilostná formulka a podpis.

Príkladom vnútroorganizačnej obchodnej korešpondencie môže byť list s blahoželaním v mene manažéra alebo tímu adresovaný hrdinovi dňa alebo zamestnancovi, ktorý bol povýšený.

Pri písomnej diskusii o projektoch sa zvyčajne používa len niekoľko povinných náležitostí obchodného listu - uvedenie témy, odvolanie, zhrnutie podstatu problému a slušnosť s vytlačeným podpisom.

Nezabudnite, že formu listu a požadovaný vzor je potrebné zvoliť na základe úrovne obchodnej korešpondencie a typu informácií, ktoré chcete adresátovi poskytnúť.