Електронно-цифровий підпис у СЕД: що потрібно знати? Електронний підпис для юридичної особи: як отримати? Використання електронного підпису

В даний час проблема, пов'язана з автоматизацією обміну інформацією компаніях, стала однією з найпоширеніших у нашій країні. Електронний документообігє сучасну технологіюяка дозволяє не тільки розвиватися, а й значно спрощувати всі процеси на підприємстві.

Для різних компаній упорядкування інформації представляється по-різному, для одних це – головний інструмент в управлінні персоналом, для інших – саме продукт, який виходить у процесі виробництва. При цьому вибір конкретної системи залежить від призначення даних, що подаються у паперовому вигляді.

Що таке автоматизація документообігу і в чому полягають її переваги?

Електронний документообіг – це така інформаційна система, яка сприяє більш раціональному та простому користуванню даними компанії. До неї включені такі складові, як відповідне програмне забезпечення, електронна пошта, що дає можливість оперативно зв'язуватися з підлеглими, інтернет та багато іншого. Для кожної організації цей комплекс може складатися із різних компонентів.

Головними перевагами електронного документообігу перед його аналогом – паперовим є:

Пошук потрібних файлів за численними критеріями.
Здійснення реєстрації виробничої документації.
Упорядкування звітів організації за підсумками її діяльності.
Можливість застосування шаблонів для складання робочих документів.
Передача інформації та управління персоналом за допомогою корпоративної пошти.
Здійснення спостереження та контролю за правильним виконанням обов'язків співробітників.
Можливість розподілу прав для доступу до певних сегментів системи залежно від повноважень працівника.

Крім цього, не менш важливою перевагою ведення документації в електронному виглядіі те, що керівництво компанії може скоротити штат тих фахівців, які працюють із паперами. У разі виникнення необхідності в розбудові системи підприємство зможе легко переробити існуючі вимоги до даному процесуабо змінити будь-які умови.

Як підготувати організацію до переходу від паперової до цифрової документації?

Отже, з питанням, що таке електронний документообіг все зрозуміло. Тепер необхідно розібратися, чим повинна організація, і які заходи їй слід вжити для переходу на нову систему.

Щоб запровадити документообіг в електронній формі на підприємстві, необхідно створити не лише умови з технічного погляду, а й навчити новій роботівсіх співробітників та перебудувати виробничий процесу компанії.

У тому випадку, якщо для бізнес-процесу не потрібні особливі зміни, інформаційна система почне набагато швидше та якісніше функціонувати, не порушуючи при цьому терміни вирішення будь-яких організаційних питань.

Якщо компанія планує використання СЕД, їй потрібно здійснювати все поступово, а після якогось часу вже вийде повноцінна система. Попереднім етапом для впровадження такого комплексу є створення автоматизованого діловодства, якщо такого немає. Цей захід дасть змогу не лише легше перенести зміни до організації, а й навчити співробітників працювати з документацією, яка буде представлена в електронній формі.

Саме психологічна, а чи не технічна складова цього питання представляє найбільш значущий чинник, який впливає всю подальшу діяльність підприємства. Крім цього, важливим моментом є встановлення програмного забезпечення, придбаного в одного виробника, тому що при цьому перебудова всіх процесів, пов'язаних з оформленням та веденням документів, перенесеться набагато простіше та якісніше.

Основні вимоги до електронного документообігу для підприємства – це:

Наявність комп'ютерної техніки, на яку є можливість встановити необхідне програмне забезпечення.
Усі працівники підприємства, які виконують обов'язки у сфері документообігу, мають володіти власними ПК.
Наявність засобів зв'язку між трудовим колективом (електронна пошта).
Створення спеціальних підрозділів обслуговування всієї системи.
Готовність керівного складу компанії до застосування електронно-цифрового підпису замість звичного власноручного.

Завдання електронного документообігу

Онлайн-документообіг покликаний виконувати велику кількість завдань.

Насамперед, така система необхідна для ефективнішого управління та спостереження за діяльністю всієї організації та окремих співробітників.
Вона здатна швидко забезпечити весь колектив, у тому числі керівний складпідприємства, оперативної інформацією у разі потреби у ній.
Кадрова гнучкість – ще одна мета, на яку спрямований електронний документообіг. Вона означає, що діяльність кожного окремого працівника можна відстежити по зберігається в системі всієї інформації про виконання його обов'язків.
Компанія має можливість підбивати підсумки своєї діяльності шляхом протоколювання результатів, що дозволяє аналізувати всі процеси та знаходити «слабкі» місця.

Актуальність електронного документообігу також пов'язана з відсутністю паперової тяганини. Після впровадження відповідної системи підприємству не доведеться зберігати більших обсягів інформації та виділяти для цього спеціальні приміщення. Організація у своїй зможе значно заощадити свої бюджетні кошти, які можуть піти, наприклад, розширення виробництва. Немає потреби й у наймі співробітників на певні посади, які мають займатися передачею документів або їх постійним складанням.

Електронно-цифровий підпис як засіб для спрощення бізнес-процесів на підприємстві

В даний час кожна сучасна компаніяповинна мати такі елементи в організації діяльності, як електронний документообіг і електронно-цифровий підпис. Даний аналог власноручного підпису має бути присутнім в обов'язковому порядку, якщо підприємство точно вирішило переходити на безпаперовий супровід виробництва.

Електронно-цифровий підпис є основним елементом будь-якого документа, складеного в електронній формі. Ця складова забезпечує необхідний рівень безпеки всій системі та файлам. Формування такого підпису здійснюється за рахунок криптографічного перетворення даних із використанням закритого ключа. Цей спосіб дає можливість ідентифікувати ту людину, яка має сертифікат ключа підпису. Крім цього, застосування такого засобу дозволяє провести перевірку документа на наявність будь-яких помилок і створити умови, коли особа, що підписалася, не має права відмовитися від певного документа.

Для чого застосовується електронно-цифровий підпис у компаніях?

Основними цілями, на які спрямоване впровадження на підприємстві, є:

Доказ автентичності документа.
Ідентифікація особи, що підписалася.
Забезпечення невідмовності від підпису.
Датування документації. Для цього застосовується спеціальний штамп, на якому розташовані час та дата створення того чи іншого файлу.

У сучасному світіавтоматизація всіх бізнес-процесів в організаціях не є новим напрямком у підприємницької діяльності. Головним інструментом у такій системі є електронний документообіг, впровадження якого має стати першорядним завданням для кожної компанії, що розвивається. Цей комплекс дозволяє значно спростити всі виробничі, організаційні та управлінські питання. Крім цього, система дозволяє бізнесменам істотно заощадити кошти з бюджету підприємства, оскільки для роботи з електронним документообігом не потрібно забезпечувати компанію великим штатом співробітників.

Тим не менш, для впровадження такої системи фірма має створити певні умови для правильного функціонування комплексу. До них належить як відповідне технічне оснащення, а й придбання ПЗ, до роботи з яким знадобиться ще й навчання трудового колективу. Важливим моментом є захист електронного документообігу, для створення якого використовується такий елемент, як електронно-цифровий підпис. Якщо організація враховує всі вищеперелічені моменти, то вона може бути впевнена, що виробнича та управлінська діяльність стане набагато простішою та результативнішою.

Що таке електронний документообіг: Відео

У вік Інтернету процес обміну документами між різними організаціями сильно спростився. Факси поступово йдуть у минуле. І річ тут у масовому використанні електронної пошти, а й у появі такого способу взаємодії як електронний документообіг (ЭДО). Він дозволяє за лічені хвилини обмінятися рахунками, договорами, накладними та іншими паперами, які матимуть таку ж юридичну силу, як і оригінали цих паперів.

А все завдяки використанню електронно-цифрового підпису, який і наділяє електронні документи повною юридичною силою. Це дуже зручно, оскільки значно прискорює та спрощує процес співпраці з контрагентом.

Звичайно, для того, щоб все це працювало, необхідно мати електронний підпис. За допомогою неї ви зможете підписувати будь-які папери, де потрібен ваш особистий підпис.

Електронний підпис для ЕДО

ЕЦП для електронного документообігу стає все популярнішим, оскільки багато представників бізнесу (та й фізичні особи теж) переходять на електронний спосіб обміну документами. Перспектива така, що ЕДО поступово витіснятиме класичні способи, включаючи звичний багатьом факс.

Навіть двом сторонам, що знаходяться в межах одного міста, зручніше обмінюватися договорами за допомогою ЕДО, ніж виїжджати один до одного в офіс, витрачаючи час на дорогу.

Електронний підпис для ЕДО може бути оформлений на:

Фізична особа.
Індивідуальний підприємець.
Представника організації (як правило, головного бухгалтера чи генерального директора).

У кожному випадку ЕЦП дорівнює реальному підпису, тому електронні копії документів юридично прирівнюються до оригіналів.

Як придбати ЕЦП для електронного документообігу?

Оформляти ЕЦП для ЕДО необхідно тільки в акредитованих центрах, що засвідчують, тому що в цьому випадку ви можете бути впевнені в її справжності і в тому, що вона працюватиме без будь-яких проблем. Якщо ви не знаєте, куди звернутися, то готові запропонувати свої послуги.

Компанія «ІнфоСавер» займається випуском сертифікатів електронних підписів для різних цілей, у тому числі для електронного документообігу. Все, що вам потрібно – це залишити заявку на нашому сайті або зателефонувати нам за контактним телефоном.

Здійснюємо випуск ЕЦП протягом 15 хвилин! Вам потрібно лише заповнити заяву, зразок якої ми вам надамо, сплатити рахунок і надіслати скан-копії ваших документів.

Скільки коштує ЕЦП для ЕДО?

Вартість електронного підписудля EDO ви можете побачити на нашому сайті. Ми намагаємось забезпечити прийнятні ціни за збереження якості послуги.

Якщо у вас виникли питання, пов'язані з отриманням або використанням ЕЦП, ви можете задати їх нашим фахівцям по телефону. Ми проконсультуємо вас абсолютно безкоштовно! Будемо раді з вами співпрацювати! Ви завжди можете розраховувати на допомогу.

Використання стає все більш поширеним явищем у Росії. І це зовсім не дивно, оскільки ЕЦП у багатьох випадках захищеніше, ніж відповідний реквізит, що проставляється кульковою ручкою або печаткою. Як виготовляється електронний підпис для юридичної особи? Як отримати відповідний інструмент?

Визначення ЕЦП

Для початку визначимося із сутністю ЕЦП. цифровий підпис? Під нею розуміють реквізит документа, аналогічний тому, що проставляється кульковою ручкою на папері, але виконаний у вигляді спеціальних комп'ютерних алгоритмів.

Основне призначення ЕЦП – це підтвердження того, що документ підписано конкретною людиною. Серед інших корисних властивостей, Якими володіє електронний цифровий підпис, - посвідчення цілісності документа, відсутності в ньому будь-яких правок на шляху між відправником та одержувачем.

Використання цифрових підписів

У яких галузях використовуються ЕЦП? Практично в тих же, що й звичайний підпис: у бізнесах та держструктурах, у комунікаціях за участю фізосіб. Відповідна всім необхідним законодавчим вимогам ЕЦП юридично рівнозначна підпису, який робиться кульковою ручкою, а в ряді випадків — і печатки, якщо йдеться про юридичних осіб.

Використання електронного підпису поширене у банківській сфері: так, при авторизації у системах виду «банк-клієнт» задіяні відповідні механізми користувача фінансового продукту. За допомогою прийнятих у фінансово-кредитній організації алгоритмів клієнт підписує платіжні доручення, робить різні заявки та запити.

У деяких випадках ЕЦП розглядається як ще надійніший реквізит, ніж підпис, який зроблено кульковою ручкою. Це зумовлено тим, що її дуже складно підробити, а також тим, що за допомогою ЕЦП, як ми зазначили вище, можна перевіряти, чи вносилися зміни до файлів, що пересилаються.

У Росії починають поширюватися універсальні електронні карти. З їх допомогою громадяни можуть здійснювати велику кількість різних дій. Серед таких – підписання документів в інтернеті. Як це можливо? Для того щоб скористатися цією функцією УЕК, потрібно придбати кардрідер - девайс, здатний зчитувати дані з карти і передавати їх спеціальними онлайн-каналами. При цьому необхідно використовувати пристрій з підтримкою стандарту PC/SC.

Структура ЕЦП

Як влаштовано ЕЦП? Як працює механізм автентифікації документів? Дуже просто. Електронний підпис сам собою — це реквізит документа, який може бути проставлений лише однією людиною (або організацією). Відповідний суб'єкт документообігу має єдиний екземпляр інструменту, за допомогою якого ставиться ЕЦП – це закритий ключ електронного підпису. Як правило, його більше ні в кого немає, так само як і у випадку з унікальним зразком автографа людини, яку він робить кульковою ручкою. Видають ключі спеціалізовані організації, що засвідчують центри. Вони також можуть бути акредитовані Міністерством зв'язку.

Прочитати ЕЦП можна за допомогою відкритого ключа, який, у свою чергу, може знаходитись у розпорядженні будь-якої кількості людей. Скориставшись цим інструментом, одержувач документа засвідчується, що його надіслав та підписав конкретний відправник. Якщо відкритий ключ не розпізнає ЕЦП, то вона проставлена не тією людиною, від якої має прийти документ.

Сертифікат ключа підпису

Важливим елементом документообігу є сертифікат ключа електронного підпису. Він є, як правило, електронним джерелом даних, в якому міститься інформація про відправника файлів. Сертифікат засвідчує те, що ключ, яким володіє людина, дійсний. Також даний документмістить основні дані про відправника. Чинить сертифікат, як правило, 1 рік з моменту його оформлення. Відповідний елемент підпису також може бути відкликаний з ініціативи її власника, наприклад, якщо він втратить контроль над ключем або запідозрить, що він потрапив не в ті руки. Ті документи, які будуть підписані без чинного сертифікату, не мають юридичної сили.

З технологічної точки зору механізм обміну файлами при використанні ЕЦП зазвичай реалізується в рамках деякого програмного середовища. Тобто файли надсилаються та приймаються в особливому форматі за допомогою інтерфейсу спеціалізованого ПЗ. Вона може бути адаптована, наприклад, для документообігу у сфері податкової звітності або для обміну файлами між різними компаніями.

Універсальної системи прийому та відправлення документів поки що в РФ не створено, але така робота ведеться. Її успішне завершення дозволить створити програмне середовище, яке, теоретично, буде здатне повністю замінити паперовий документообіг, оскільки кожен громадянин, поряд із особистим автографом, зможе проставляти на будь-яких документах також і електронний підпис. Власне, розробка УЕК — один із перших кроків у цьому напрямі.

Але поки що ставити ЕЦП за допомогою цієї карти можна на обмеженій кількості ресурсів. Тому перевірка електронного підпису зараз ведеться у різних програмах, та їх використання здійснюється за домовленістю між відправником та одержувачем документів.

Цілком можливий також обмін файлами поза відповідними інтерфейсами. Кожен документ у цьому випадку може доповнюватись текстовою вставкою з унікальним шифром, який створюється за допомогою закритого ключа, а читається одержувачем файлу за допомогою відкритого. Документ буде розпізнаний за збігу відповідних алгоритмів, а також за умови, що сертифікат, про який ми сказали вище, дійсний.

Проте шифр, про який йдеться, так чи інакше створюватиметься спеціальною програмою. Теоретично, звичайно, користувачі можуть розробити свій — і це формально також вважатиметься ЕЦП, але в цьому випадку не доводиться говорити про достатній рівень захищеності документообігу. У великих фірмах щодо нього зазвичай встановлюються особливі вимоги. Так само, як і у держустановах. Вивчимо аспект, що відбиває різновиди ЕЦП залежно від рівня захищеності, докладніше.

Рівні захищеності ЕЦП

Можна відзначити, що відправлення документів через e-mail - це також один із варіантів залучення ЕЦП. У цьому випадку йдеться про використання простого електронного підпису. Її "ключом" виступає пароль, який вводить відправник. Закон про електронний підпис припускає, що даний видЕЦП то, можливо юридично значимим, але правозастосовна практика який завжди супроводжується реалізацією даного сценарію. І це зрозуміло: пароль – суто теоретично – може ввести будь-яка людина, кому вона відома, і видати себе за відправника.

Тому той самий закон про електронний підпис визначає, що в документообігу можуть бути задіяні набагато більш захищені варіанти ЕЦП. Серед таких – посилена та кваліфікована ЕЦП. Вони припускають, що їхні власники мають на руках надійні електронні ключі, які важко підробити. Вони можуть бути виготовлені у вигляді спеціального брелока типу eToken – у одиничному екземплярі. За допомогою даного інструменту та спеціальної програмилюдина може надсилати підписані документи адресату, який потім, використовуючи відкритий ключ перевірки електронного підпису, зможе впевнитись у правильному походженні файлів.

Специфіка кваліфікованого підпису

Чим відрізняється посилена ЕЦП від кваліфікованої? Технологічно вони можуть бути дуже схожими і використовувати аналогічні алгоритми шифрування. Але у випадку з кваліфікованою ЕЦП сертифікат для неї оформляє центр, що засвідчує (з числа акредитованих Міністерством Зв'язку). Даний тип електронного підпису вважається найзахищенішим і здебільшого прирівнюється в юридичному розумінні до відповідного реквізиту документа, що ставиться вручну на папері.

Кваліфікована ЕЦП у більшості випадків потрібна в ході взаємодії бізнесів та фізосіб з державними структурами, тому вимоги до ідентифікації документів за подібних сценаріїв комунікацій можуть бути дуже суворими. Посилена ЕЦП в цьому випадку не завжди може їм задовольняти, не кажучи, звичайно, про простий електронний підпис. Акредитовані центри, що засвідчують, як правило, рекомендують своїм клієнтам оптимальний вид ПЗ, за допомогою якого здійснюється документообіг з використанням ЕЦП.

Види електронних підписів

Отже, універсальної ЕЦП, здатної будь-якої миті замінити підпис на папері, у Росії поки що не розроблено. Тому інструменти, що ми розглядаємо, представлені в широкому спектрі різновидів, адаптованих до тих чи інших цілей обміну файлами. Розглянемо найпоширеніші види комунікацій, у яких використовується електронний підпис документів.

Популярними є ЕЦП, необхідні для участі комерційних організацій у різних аукціонах ("Сбербанк-АСТ", "РТС-Тендер"), а також для присутності на торгових майданчиках, наприклад, тих, що входять до Асоціації ЕТП. Є ЕЦП, адаптована до роботи з базами даних щодо банкрутств юридичних осіб та фактів, що стосуються їхньої діяльності.

На порталі Gosuslugi.ru всім зареєстрованим також видається електронний підпис. Держпослуги, таким чином, можна після цього замовляти в онлайн-режимі — не потрібно відносити до того чи іншого відомства паперовий документ. Громадянину відкривається широкий спектр сервісів, можна навіть закордонний паспорт оформити в режимі он-лайн. Один із варіантів апаратної реалізації ЕЦП для використання на порталі Gosuslugi.ru - УЕК, про яку ми сказали вище.

Як отримати ЕЦП

Через відсутність у РФ єдиної структури з видачі універсальних ЕЦП існує велика кількість приватних фірм, які займаються оформленням електронних підписів. Вони називаються, як ми зазначили вище, центрами, що засвідчують. Дані організації виконують такі основні функції:

Реєструють користувачів як юридично-правомочних суб'єктів роботи з документами при залученні ЕЦП;

Випускають сертифікат електронного підпису;

У ряді випадків забезпечують відправлення та перевірку документів з ЕЦП.

Таким чином, якщо громадянину або організації потрібний цифровий підпис, доведеться йти до відповідного центру, що посвідчує.

Документи для отримання ЕЦП

Як оформляється електронний підпис для юридичної особи? Як отримати такий корисний для бізнесу інструмент? Отже, насамперед потрібно вибрати центр, що засвідчує. Бажано звертатися до тих структур, які мають акредитацію державних органів. Список даних організацій можна знайти на сайті Міністерства зв'язку РФ - minsvyaz.ru.

Необхідно надати до посвідчувального центру такі основні документи:

Витяг з ЄДРЮЛ;

Свідоцтва: про реєстрацію юрособи, про постановку на облік у ФНП.

Якщо йдеться про отримання персонального підпису для керівника організації, то згаданий комплект документів необхідно доповнити копією протоколу про призначення гендиректора на посаду. Якщо ЕЦП отримує співробітник, який не входить до вищих органів управління компанією, то потрібна копія наказу про його прийом на роботу, а також довіреність. Природно, знадобиться паспорт та СНІЛС фахівця.

Як бачимо, зовсім складний процес, у межах якого оформляється електронний підпис для юридичної особи. Як отримати ЕЦП індивідуальному підприємцю?

Дуже просто. Знадобляться такі основні документи:

Витяг з ЄДРІП;

Свідоцтва: про реєстрацію як ІП та про постановку на облік у ФНП;

Паспорт;

Якщо ЕЦП захоче отримати людину, яка не перебуває у статусі ІП, власника чи представника ТОВ, то все, що їй потрібно принести в центр, що засвідчує, — це ІПН, паспорт, а також СНІЛЗ.

Отримання електронного підпису зазвичай не надто довгий процес. Багато центрів, що засвідчують, готові надати ключ eToken або його аналог, а також посібник з використання ЕЦП протягом декількох годин після оформлення відповідної заявки.

Практичні нюанси роботи з ЕЦП

Ми вивчили, як оформляється електронний підпис для юридичної особи, як отримати цей інструмент. Розглянемо тепер деякі чудові нюанси практичного використанняЕЦП.

Так, при організації документообігу між двома та більше фірмами бажано звертатися до послуг посередницьких структур, які допоможуть компаніям уникнути помилок в обміні файлами, а також гарантують дотримання всіх законних вимог щодо цих комунікацій. У числі оптимальних варіантів оформлення подібних угод - укладання договорів приєднання, які передбачені 428 статтею ГК РФ.

Під час організації документообігу між різними організаціями рекомендується також затвердити порядок роботи з файлами у випадках, коли справжність ЕЦП визначити не вдасться. Наприклад, це можливо, якщо термін дії сертифіката ключа електронного підпису минув.

На початку статті ми розглянули класифікацію ЕЦП за рівнем безпеки. Які механізми коректного використання простих, посилених та кваліфікованих електронних підписів?

Якщо фірма вирішує використовувати просту ЕЦП при обміні документами з іншою організацією, їй необхідно укласти додаткові договори, що закріплюють подібний механізм. У відповідних угодах мають бути відображені правила визначення того, хто саме надіслав документ через e-mail і тим самим поставив просту ЕЦП.

Якщо йдеться про електронні торги, то підпис обов'язково має бути посиленим (як мінімум) та відповідати критеріям, прийнятим на рівні того чи іншого онлайн-майданчика, де здійснюються подібні комунікації.

Звітність до державних структур має здійснюватись лише при використанні кваліфікованого електронного підпису. Якщо йдеться про встановлення трудових правовідносин на відстані (з недавніх пір ТК РФ допускає такий вид комунікацій), то в цьому процесі має використовуватися кваліфікований підпис.

Сучасне ведення бізнесу вже не можна уявити без таких інструментів, як електронний документообіг та . Цей спосіб має масу переваг і значно полегшує управління усіма процесами у створенні. Сучасні підприємцідедалі частіше стали застосовувати спеціалізовані системи регулювання своєї діяльності, оскільки є незамінними помічниками у вирішенні щоденних завдань компанії. Такі програмні комплекси автоматизують кожен процес і дозволяють упорядковувати всі процедури, пов'язані з документацією.

Функції електронного документообігу та його переваги

Автоматизація виробництва покликана виконувати такі функції:

реєстрація всіх внутрішніх, а також вхідних та вихідних документів;
занесення їх у програму для подальшого контролю;
підтвердження справжності даних за допомогою електронно-цифрового підпису;
здійснення робіт довідково-інформаційного характеру;
списання даних у справу;
складання різних звітів за наслідками діяльності підприємства.

Основний плюс такого діловодства полягає у відсутності необхідності витрачати багато часу на узгодження будь-якого проекту організації окремими співробітниками чи керівництвом. Це з наявністю можливості здійснювати розсилку потрібної інформації електронному вигляді. Даний спосіб позбавляє паперової тяганини.

Система електронного документообігу обов'язково повинна мати поточний архів, за допомогою якого корпоративні дані можуть бути отримані в оперативному порядку. Крім того, вона забезпечує високий рівень надійності зберігання інформації. Функція довідково-інформаційного характеру дає можливість проводити відбір лише необхідної на даний моментдокументації, що дозволяє компанії заощаджувати значні кошти на створенні сховища для паперів.

Найбільш важливою функцією все ж таки є більш спрощена процедура посвідчення даних. Якщо для інформації на паперовому носії потрібна наявність таких підтверджуючих елементів, як друк, дата, підпис та реквізити підприємства, документообіг в електронному вигляді передбачає застосування електронно-цифрового підпису. Основна перевага ЕЦП полягає у можливості використовувати її для кількох документів одночасно.

Електронно-цифровий підпис

Цей інструмент діловодства необхідний забезпечення захисту всім документам, що у діяльності організації. Він представлений у вигляді криптографічного перетворення даних, закріпленого за допомогою закритого ключа. Його наявність дозволяє виявити власника підпису та допомагає підтвердити справжність інформації. Юридично такий елемент електронного документообігу є порівнянним із власноручно зробленим підписом, який проставляється на паперових носіях.

Основними завданнями, з якими покликаний справлятися електронно-цифровий підпис, є:

забезпечення безпеки інформації проти підробок;
виявлення власника сертифіката ключа;
виявлення будь-яких спотворень у даних.

Електронно-цифровий підпис ЕЦП у документообігу має свою особливість. Вона полягає у логічному характері цього інструменту. Вона дає можливість провести аутентифікацію (перевірку на наявність змін), а також розпізнавання її власника.

Як визначити справжність створеного підпису та які вона має переваги?

З метою проведення аналізу з його справжність слід здійснити ідентифікацію уповноваженої особи, і навіть встановити істинність інформації. Зробити це можна лише єдиним способом – у ході пред'явлення відповідного позову до суду, де проводитиметься ретельний аналіз даних компанії та її документації.

Основними перевагами використання електронно-цифрового підпису є:

Можливість вести партнерські відносини з організаціями, що знаходяться на віддаленій відстані.
Копії електронних документів виходять рівнозначними.
Автоматизація кожної стадії розробки підписи з допомогою спеціалізованих апаратних і програмних засобів.
Підвищення продуктивність праці працівників підприємства.

Незважаючи на всі переваги даного елемента системи, він має свої недоліки. Так, щоб створити надійний підпис, необхідно обов'язково використовувати спеціалізовані засоби правового, організаційного та технічного забезпечення. До технічних методів захисту належать методи криптографії. Вони виражаються у створенні унікальної послідовності символів, завдяки якій можна не лише розпізнати творця ЕЦП, а й перевірити документ на справжність.

Криптографічний захист представлений у вигляді шифрування даних та розробки унікального ключадля підпису. Цей методє алгоритмом, з якого здійснюється опис дій при перетворенні будь-якої інформації. Що стосується ключа, то він створюється як основа для цього способу.

Класифікація методів шифрування даних

В даний час розрізняють два типи шифрування:

Симетричний. Передбачає передачу створеного одним партнером ключа до іншого. Для шифрування та дешифрування інформації в цьому випадку потрібен лише один ключ.
Несиметричний. Використовуються спеціальні математичні розрахунки. При цьому розробляється відразу два ключі: один з них застосовується як шифрувальний елемент, а за допомогою іншого забезпечується дешифрування даних. Перший ключ залишається у власника підпису і називається або особистим, або закритим. Другий елемент може бути надано великому колу осіб (співробітників організації).