Правила ділового листування електронною поштою. Правила ведення ділового листування електронною поштою

Життя сучасної людинине обходиться без постійної взаємодії коїться з іншими людьми. У наш час бурхливо розвиваються інформаційних технологійлюди все частіше звертаються до електронних листів, часом замінюючи потребу в особистих зустрічах. Етика ділового листуваннямає на увазі дотримання деяких важливих правил, що впливають на результат заочних співбесід.

По суті, ділове листування є значним елементом ділового спілкування. У деяких випадках без неї не можна обійтись. Якщо людина збирається вести ділове листування, йому потрібно знати кілька складових. Отже, на що слід звернути увагу?

Грамотність мови

Якщо під час усної розмови ще можна допустити мовну помилкуі співрозмовник поставиться до цього з поблажливістю, то у діловому листі наявність подібних огріхів абсолютно неприпустима. Ваш адресат у такому разі, швидше за все, відкладе лист і не читатиме. Кому б ви не писали, постарайтеся робити це грамотно, без орфографічних та пунктуаційних помилок.

Грамотність мови цінується скрізь. Знання такого співробітника всюди вітатимуться. Іноді старанністю можна замінити недолік знань, які за бажання можна надолужити, отримати різними шляхами.

Лаконічність та чіткість викладу

У діловому листі необхідно викладати лише суть інформації, що становить практичну цінність. Цілком неприпустимо пускатися в довгі розсудливі міркування, втомлювати свого адресата непотрібними подробицями. Всі ці деталі не принесуть користі, а лише розчарують його, приведуть до думки про непотрібність та марність запропонованої інформації.

У діловому листі інформація має подаватися дуже структуровано та лаконічно. Ваше завдання – донести до співрозмовника конкретну думку, новину, а не вести його до глибоких роздумів про життя.

Дотримання термінів

При діловому листуванні вкрай важливо дотримуватися термінів відправки листа і намагатися відповідати якомога оперативніше. Скажімо, якщо клієнт чекає від вас негайної відповіді з якогось важливого питання, то відкладення і будь-яке зволікання може призвести до небажаних наслідків, як то: анулювання контракту, зрив важливої ​​угоди і т.д. Надсилати електронні листи вчасно необхідно ще й тому, що цим ви показуєте своєму опоненту, наскільки він важливий для вас.

Оформлення електронного листа

При складанні електронного послання дуже важливо враховувати кілька важливих моментів. Від того, як воно буде оформлене, залежить, яке враження складеться про вас у адресата.

Заповнювати поле «Тема»

Дивно, але на практиці часто зустрічається ситуація, коли важливі листи, які містять потрібну та необхідну інформацію, залишаються без вказівки відповідної теми! Подібна неуважність чи навмисне небажання обтяжувати себе зайвими діями насправді обертається зірваними термінами, збільшенням ймовірності того, що листа зовсім не буде відкрито адресатом.

Тому заповнювати поле «Тема» потрібно обов'язково. Це необхідно робити навіть у тому випадку, коли нічого суттєвого ви повідомити співрозмовника не збираєтесь. У мережі досить високий відсоток спамерів, які навмисно засмічують електронну пошту та розповсюджують шкідливі програми.

Наявність персонального звернення

Погодьтеся, набагато приємніше читати листи, в яких фігурують звернення до адресата, ніж безликі і незрозуміло до когось звернені. Наявність індивідуального звернення у листі наголошує на його важливості. Крім того, тим самим ви негласно кажете про повагу до свого заочного співрозмовника. Не потрібно допускати фамільярностей, звертайтеся завжди до адресата на ім'я та по батькові.

Правильна адреса

Скільки помилок можна було б уникнути, якби всі користувачі інтернет-ресурсів були гранично уважними при заповненні електронної адреси. Незважаючи на те, що потенційні клієнти або інші особи, з якими доводиться щодня контактувати, часто залишають записаними свої електронні адреси на папері, пізніше з'ясовується, що роблять це вкрай нерозбірливо. Саме з цієї причини і виникає безліч варіантів, коли складений і готовий лист виявляється не відправленим або зовсім йде на хибну адресу. Завжди уточнюйте адресу важливого опонента, намагайтеся самостійно зафіксувати її у щоденнику або просіть надіслати вам пробний лист.

Робота з інформацією

Перш ніж надсилати готовий лист до адресата або групи адресатів, варто попрацювати з оформленням інформації. Іноді доводиться пересилати електронною поштою досить великі обсяги інформації. І тут набагато розумніше зробити архів даних. Фотографії та інші документи слід прикріплювати до листа окремим файлом. Ніколи не перевантажуйте листа зайвою інформацією.

Таким чином, етика ділового листування має на увазі чітке дотримання розумних норм і правил, які повинен знати кожен впевнений користувач персонального комп'ютера.

1 448 0 З настанням двадцять першого століття та повсюдним поширенням комп'ютерів ділове листування на паперових носіях практично відмерло - користуються нею хіба що там, де потрібен помірний рівень офіційності. Але це зовсім не означає, що так само відмерли правила ділового листування. Навіть в електронних листах їх слід дотримуватись.

Правила оформлення ділового листування

Вперше сідаючи за діловий лист, ви, напевно, відчуєте розгубленість. Адже це зовсім не те саме, що креслити звістку другу чи родичу. Як звернутися до співрозмовника? Використовувати смайлики чи ні? Як заповнити усі ці численні поля?

Починати слід по порядку і запам'ятати для початку загальні правилаповодження з електронними робочими листами.

• Перевірка. Якщо ділове листування для вас не є основним полем діяльності, перевіряти пошту можна двічі - вранці, прийшовши на роботу, і після обіду. Якщо ж спілкування з клієнтами та діловими партнерами – частина вашої повсякденної діяльності, простіше буде поставити поштовий клієнт, який виводитиме повідомлення про листи на робочий стіл.
• Відповідь. Негласний етикет вимагає, щоб відповідь на лист був написаний максимально швидко, тому ігнорувати листи можна тільки якщо є справа, яка не терпить відволікання. Офіційні ж правила свідчать, що відповісти на листа слід за десять днів, якщо він прийшов на пошту, і за дві доби, якщо він прийшов на факс.
• Зберігання. Слід стежити, щоб листи не потрапляли до папки «спам». Крім того, їх не можна видаляти: інакше, при виникненні конфліктної ситуації, не можна буде просто звернутися до листування та подивитися, хто ж має рацію.
• Використання. Користуватися електронною адресою компанії можна лише листуючи її обличчя. Якщо ж з якоїсь причини потрібне використання для листування особистого електронної пошти, слід простежити, щоб він виглядав офіційно і не містив нецензурних або вульгарних слів.
  Зі збереженням розібралися, розібралися з термінами відповіді та з тим, якою E-mail поштою користуватися. Все це запам'ятовується легко і можна переходити до наступного кроку: прийшов діловий лист. Як на нього відповісти, щоб не образити співрозмовника?
• Коректно. Листи виду «Привіт, Васю, я отримав твій лист і ось подумав…» слід залишити для особистого листування. Ведення ділового листування вимагає коректності та ввічливості. Не можна використовувати жаргонні, експресивні, грубі вирази. Не можна ставити смайлики, навіть якщо ви працюєте із співрозмовником уже кілька років. Не можна звертатися на «ти» і фамільярнювати – лист має бути ввічливим та сухим.
• Грамотно. Грамотність – показник культурного розвитку, інтелектуального рівня, спосіб підтримати репутацію фірми та оформити лист стильно. Якщо з російською письмовою мовою у вас погано – що зустрічається нерідко і зовсім не привід для сорому – користуйтесь спеціальними сервісамидля перевірки граматики, орфографії, пунктуації.
• Адекватно. Навіть сама грамотна і коректна відповідь може зникнути марно, якщо співрозмовник просто не зрозуміє, про що ви говорите. Тому слід утриматися від професійних термінів, або давати їх розшифровку. Також не слід використовувати надто складні або не надто поширені слова, які можуть поставити співрозмовника в глухий кут. І, звичайно, не можна вставляти слова, значення яких викликає у вас сумніви.
• Логічно. Якщо відповідь вам невідома – попросіть співрозмовника почекати, з'ясуйте та напишіть ще один лист. Якщо відомий – перевірте, що він викладений у листі послідовно, логічно та зрозуміло, і лише потім відправляйте.
• Красиво. Оформлення не менш важливе, ніж зміст. Слід використовувати абзаци, цитувати питання, і лише потім відповідати, користуватися нумерованими і маркованими списками.

Для того, щоб відповісти на вхідний лист, достатньо зробити це грамотно, коректно, адекватно та логічно. Але як написати листа першим?

Для початку потрібно правильно його оформити:

• Тема . Поле «Тема» в тілі електронного листа не повинно залишатися поза увагою, адже саме прочитавши його, співрозмовник становитиме перше враження про те, що від нього вимагається. В ідеалі воно має виглядати так: «Назва підприємства, Суть проблеми» – «ВАТ «Ромашка». Постачання скла».
• Підпис . Більшість поштових сервісів дозволяє налаштувати автоматичний підпис, у якому має бути: «Ім'я, посада, фірма» - «Макарова І.В., головний бухгалтерВАТ "Ромашка". Така форма дозволить одержувачу легко зорієнтуватися, до кого він звертається і як починати свою відповідь.
• Вітання . Привітання має бути фамільярним - ніякого «Привіт», «доброго часу доби», «алоха» та інших подібних варіантів. Найкраще буде нейтральне «Здрастуйте» або «Доброго дня».
• Звернення . Звернення на ім'я – «Аня» – замість повного – «Анна Дмитрівна» виглядають фамільярно і можуть зіпсувати все враження від листа. Тому краще вибрати звернення на ім'я по батькові.
• Довжина . Надто довгі листи читати довго та важко. Тому оптимальним вважається обсяг, який вміщується до стандартної сторінки текстового редактора.

Загальні правила роботи з листами, відповіді та нові листи – навчитися все це писати нескладно. Але є ще кілька нюансів, які слід запам'ятати:

• Зміст . Лист повинен містити причину, через яку він написаний, послідовний її опис, а вже після запитання та пропозиції.
• Важливість . У більшості поштових сервісів є прапорець «Важливо!», який можна помітити під час написання. Тоді такий лист буде виділений у папці адресата.

ВАЖЛИВО!Використовувати прапорець просто так не можна - інакше по-справжньому терміновий лист просто потоне в безлічі виділених бездумно.

• Кінець діалогу . За правилами негласного етикету, закінчує листування той, хто його почав.
• Час. Надсилати листи наприкінці робочого дня і в другій половині дня п'ятниці не лише поганий тон, а й безперспективна витівка - все одно відповідь прийде лише наступного ранку чи зовсім у понеділок.
• Ввічливість . З наступаючим святом слід привітати. За відповідь, що надійшла - подякувати. Якщо не вдається відповісти на терміновий лист оперативно, слід повідомити адресата.
• Вкладення . Будь-яке вкладення слід запакувати до архіву та окремо в тексті листа сповістити про нього одержувача.

ВАЖЛИВО!Правила електронного ділового листування вимагають уважності до співрозмовника - треба давати йому висловитися, ставити запитання, не вимагати нічого в ультимативній формі.

Види електронного листування

Правила, що регулюють листування, можуть незначно змінюватися в залежності від того, куди слід відправити листа.

• Внутрішнє листуваннямає на увазі, що відповідати на листи бажано того ж дня, щоб не стопорити роботу власного підприємства, а також що тон листа може бути дещо фамільярнішим, ніж в інших випадках.

ВАЖЛИВО!Хорошою ідеєю буде розробити єдиний шаблон для внутрішнього листування, яким співробітники зможуть писати листи швидко, не ламаючи голову над структурою.

• Зовнішнє листуваннямає на увазі великий ступіньофіційності, а також необхідність фільтрувати професійний сленг – найчастіше співрозмовник з іншого підприємства просто не зрозуміє специфічних слів.
• Міжнародне листуванняпередбачає велику офіційність, а також необхідність брати до уваги часові пояси. Так, відправити листа до Нью-Йорка вранці і чекати, що відповідь прийде найближчим часом, турбуючись і поспішаючи, не варто - адже співробітник, який має відповісти на листа, швидше за все ще ніжиться в ліжку.

Великих відмінностей, утім, немає. Чемність, грамотність та вміння чітко сформулювати запит цінуються скрізь.

Як написати діловий лист

Для підготовки документа, використовуйте Microsoft Wordта такі правила:

• фірмовий бланк організації;
• шрифт Times New Roman;
• широкі поля;
• кегль 12-14 п.;
• міжрядковий інтервал - 1-2 п.;
• номери сторінок листа проставляйте внизу праворуч.

Якщо це міжнародне листування, то лист пишеться мовою адресата.

Структура ділового листа:

1. Звернення;
2. Преамбула;
3. Основний текст;
4. Висновок;
5. Підпис;
6. Програма.

Про що ще важливо пам'ятати:

• Звертайтеся на "Ви" до співрозмовника.
• Якщо ви пишете відповідь на лист, що надійшов, зробіть позначку про це на самому початку, наприклад: «На ваше звернення, від 01.01.2020 року…»
• Якщо лист надійшов з агресією, не уподібнюйтеся опоненту і не використовуйте в листуванні агресивних, благаючих виразів і наказний тон.
• Кожну нову думку пишіть з нового рядка, так інформація краще сприйматиметься. Не робіть довгих абзаців. Максимум 5-7 речень.
• Уникайте слів написаних Caps Lock (великими літерами) – такий текст сприймається як загроза.
• Не забувайте вказувати контактну інформацію відправника та дату відправлення листа.
• У діловому листуванні не використовуйте смайли та лапки.
• Не використовуйте іноземних слів, підберіть російський синонім.
• Напишіть одним шрифтом. Не використовуйте кольоровий текст та надмірне підкреслення, жирні виділення тощо.
• Будьте чемні з співрозмовником і відкриті у спілкуванні. Уточнюйте його думку та запитуйте, що він думає з цього приводу. Виявляйте співчуття та повагу.
• Слідкуйте, як відповідає вам опонент.

Стандартні фрази, допустимі для використання

Щоб не думати щоразу, в яку форму наділити думки, можна використовувати стандартні фрази, прийняті для ділового листування:

• Звернення. «Здрастуйте, шановний Ігоре Петровичу»- Якщо з адресатом ви знайомі особисто. «Здрастуйте, пане Смирнов»- якщо вперше у житті йому пишете. До військових зазвичай звертаються «Здрастуйте, товаришу полковник Смирнов».
• Повідомлення.Стандартний приклад фрази: «Повідомляємо вас, що…». Її можна змінити на «Доводимо до вашого відома», «повідомляємо вам», «повідомляємо вас».
• Пояснення. Щоб на початку повідомити адресату про мету листа, можна використовувати конструкції: «У відповідь на ваше прохання…», «З метою проведення робіт…», «У порядку надання допомоги…», «Відповідно до ваших побажань…».
• Прохання. Попросити у листі слід за формулою «Просимо вас…».
• Пропозиція. "Ми можемо запропонувати вам ...", "Ми рекомендуємо вам ...".
• Доказ. «Підтверджуємо…», «Нами були отримані…».
• Відмова. «Ваша пропозиція відхилена…», «З наведених нижче причин ми не можемо погодитися…», «Ваша пропозиція розглянута і визнана неконструктивною».

Формальність - найкращий супутник ділового листування, але важливо при цьому, щоб за офіційними фразами не губився сенс. Гарний прикладділового листа виглядатиме так:

Здрастуйте, Ігоре Петровичу!

У зв'язку з розширенням ВАТ «Ромашка» потребує збільшення партій сировини для виробництва обладнання на 25%. З компанією «Маргаритка» наша співпраця триває вже 5 років і досі ми не мали жодних приводів для нарікань. Тому пропонуємо обговорити можливості збільшення поставок та труднощі, які можуть виникнути.

З надією на продуктивну співпрацю, генеральний директор ВАТ "Ромашка", Смирнов Г.В.

******************************************************************************

За останні десятки років ділове листування за допомогою електронної пошти набуло величезної популярності і стало одним з основних способів ділового спілкування. Сьогодні важко знайти таку людину, яка б у практиці міжособистісних комунікацій не використовувала б електронну пошту. Незважаючи на це, багато хто сьогодні запитує себе: так, щоб були дотримані всі правила? Як за допомогою грамотного листа сформувати в адресата хороше враження про відправника?

Ця стаття описує регламент ділового листування електронною поштою, а практичні поради, представлені у статті, допоможуть навчитися правильному діловому спілкуванню під час упорядкування електронних листів.

Багато хто починає свій робочий день саме з перевірки поштової скриньки на наявність нових повідомлень. Але, на превеликий жаль, незважаючи на поширеність цього методу обміну інформацією, багато хто не вміє правильно використовувати мову ділового листування, приймаючи електронні листи за неформальний спосіб спілкування.

Завдяки швидкості доставки спрощує обмін важливими офіційними документами, бланками, заявами, але й тут люди роблять помилки під час надсилання листів. Дуже часто трапляється, що при складанні електронного листа під час обміну будь-якими файлами адресанти з якихось причин не складають супровідних нарисів і не вписують, що може ускладнювати роботу одержувачів. Мета цієї статті дати відповідь на запитання: як надіслати лист електронною поштою та дотриматися всіх правил ділового письмового спілкування засобами електронної пошти?

При складанні електронних листів мають бути заповнені усі подані поля

Правила ділового листування електронною поштою зобов'язують відправника листа заповнювати всі поля, передбачені в електронній пошті, такі як адреса та ім'я одержувача та відправника листа. Обов'язково має бути описана тема, яка коротко описує суть листа, що відправляється. Дуже часто від правильно описаної теми залежить доля надісланого листа та швидкість вирішення проблеми, викладеної в ньому. Діловий електронний лист має починатися з вітання - це нескладне прояв поваги до одержувача дуже важливо при листуванні. Після привітання має йти текст, який називають «тілом листа», а наприкінці залишається підпис, наприклад, «З повагою, Брісів Петро Іванович».

Привітання у діловому листуванні

На цьому моменті варто додатково загострити свою увагу, оскільки жест поваги дуже важливий за будь-якого аспекту. ділових комунікацій. Оптимальним вітальним словосполученням є «Доброго дня» або «Здрастуйте». Ведення ділового листування електронною поштою обмежує відправника у використанні словосполучень «Добрий вечір» або « Доброго ранку», оскільки одержувач може прочитати листа набагато пізніше його отримання. Також не коректно використовувати у привітанні просторічні вирази, що вживаються в

Після слова або словосполучення вітання слід звернутися до одержувача на ім'я та по батькові, а якщо ім'я невідоме відправнику, цей момент можна пропустити. Після цього можна переходити до викладу мети листа.

Прикріплені файли у діловому листуванні електронною поштою

Якщо головною метою листа виступає не тільки письмове оповідання і виклад суті питання, але і відправлення файлу, то краще прикріпити об'єкт, що пересилається в першу чергу. Часто трапляється, що багато відправників через неуважність, виклавши суть питання в тексті листа, забувають прикріпити необхідне вкладення. Така недбалість може негативно позначитися на ділової репутаціївідправника ділового листа.

Електронна адреса має бути впізнаваною та лаконічною

Правила ділового листування електронною поштою зобов'язують відправника мати відоме електронне ім'я, яке має нести правдиві відомості про ім'я відправника. Дуже не лаконічно і безглуздо виглядають офіційні листи та звернення, коли в електронній адресі вказані неформальні вирази або слова, наприклад, електронна адреса limon_petya. Це виглядає дуже несолідно для дорослої людини. Для ведення ділового листування краще створити окремий email і дотримуватися етикету ділового листування електронною поштою.

Використання швидкої функції Reply (Response) на відповідь отриманих листів

Функція Reply або Response (у скороченому варіанті вона виглядає як Re:) допомагає користувачеві швидким способомвідповідати на раніше надіслані повідомлення відправника. Ця функція має також і універсальну можливість прочитати попереднє листування з співрозмовником по заданій темі. Але правила ділового листування електронною поштою зобов'язують відправника перейменовувати тему ділового листа, якщо під час листування суть обговорення змінена.

Перед відправкою ділового листа слід робити вичитування на предмет орфографічних помилок та пунктуації

Електронна пошта спрощує обмін інформацією, але при діловому листуванні не варто нехтувати правилами російської мови, оскільки недбало допущена помилка може вплинути на авторитет відправника. Перед тим, як надіслати лист, слід кілька разів переглянути текст і ретельно перевірити його на наявність офографічних та пунктуаційних помилок. Багато електронних поштових клієнтів мають функцію перевірки орфографії, тому слід звертати увагу на слова, підкреслені червоною лінією. Якщо виникають сумніви у правильності написання, слід звернутися за допомогою в інтернет або перевірити написання за допомогою орфографічного словника.

Поле адресата має заповнюватися в останню чергу

Щоб уникнути надсилання незакінчених або невідредагованих листів, адресу одержувача ділового листа слід вписувати в останній момент перед відправкою. Це правило також входить до основ ділового листування електронною поштою. Трапляється, що при заповненні поля адресата електронна пошта може запропонувати список раніше використаних одержувачів, тут також слід загострити свою увагу, щоб помилково не надіслати складений діловий лист сторонньому адресату.

Структурування ділового листа

Правила структурування тексту поширюється не тільки на паперові носії, але також і на правила ділового листування електронною поштою. Не завжди одержувачеві зручно вичитувати великі обсяги тексту листів на екрані монітора. Для спрощення цього моменту слід розбивати текст на логічно сформовані невеликі абзаци і не допускати написання тексту ділових листів ускладнених речень. Оптимальна довжина однієї пропозиції у діловому листі має становити трохи більше п'ятнадцяти слів.

Суть ділового листа має викладатися по суті

Крім зазначеної теми ділового листа, одержувача має зацікавити і чітко сформульовану першу та другу пропозицію основного тексту. Завданням відправника є викласти на початку листа суть проблеми чи питання, яким він звертається до одержувачу. У першому реченні повинна бути позначена мета, за якою надсилається діловий лист. Зразок: «Повідомляємо Вам, що терміни зобов'язання за договором №45 від 02.01.2017 року «Про постачання сипких матеріалів» добігають кінця. Для продовження договору Вам слід надати повторний пакет документів». Завдяки означеній меті одержувач має можливість вникнути в головну думкуділового листа. Якщо текст листа занадто великий, краще скористатися функцією прикріплення об'єкта вкладенням як текстового документа, але з полі для тексту слід залишити супровідний нарис, який висвітлює ділового листа. Зразок: «Надсилаємо Вам для ознайомлення електронну копію листа компанії ТОВ «Мак-Буд». Просимо Вас повідомити Ваше рішення щодо продовження договору №45 від 02.01.2017 року «Про поставку сипких матеріалів» до зазначеного у листі терміну».

На кожен діловий електронний лист має бути дана відповідь

Існують негативні приклади ділового листування, коли одержувач ігнорує ділового листа з будь-яких міркувань. Іноді справді можуть бути випадки, коли відповідь не можна дати через певні ситуації, наприклад, термін вирішення проблеми може зайняти кілька днів або одержувач перебуває в роздумах і не може відразу відповісти на поставлене запитання. У такому разі має бути дано короткий коментар з цього приводу, наприклад, «Здрастуйте, Петре Івановичу. Я отримав Ваш лист, але на сьогоднішній день важко відповісти, тому що повинен проконсультуватися з вищим керівництвом. Я доповім про Вашу проблему генеральному директорунашої компанії і дам офіційну відповідь до кінця тижня. З повагою, менеджер відділу продажу Бєлов Іван Геннадійович».

Варто пам'ятати, що у випадку, якщо відповідь не була дана протягом трьох робочих днів, факт мовчання одержувача ділового листа можна оцінити як ігнорування і відмову від спілкування з відправником.

При складанні листів у відповідь слід відповідати на всі поставлені питання

Якщо направлений одержувачу лист несе питання, то при складанні листа слід давати відповіді на запитання в тій черговості, яка присутня в отриманому тексті ділового листа. Якщо питання було поставлено, відправник сподівається отримати конкретні відповіді. При складанні листа відповіді не варто нумерувати, потрібно просто викладати думку по порядку. Для того щоб відповісти на всі поставлені питання, спочатку потрібно кілька разів перечитати отриманий діловий лист і в тому випадку, якщо питань занадто багато, краще виписати їх окремо, щоб не допустити пропуску. Якщо неможливо дати відповідь на деякі з поставлених питань, варто вказати, що на даний моментз якихось причин відповідь може бути дана.

Не варто зловживати абревіатурами, емоційним оформленням та великими літерами

Існують негативні приклади ділового листування, коли відправники розбавляють її, використовуючи неформальні знаки як смайлів. Їх застосування популярне при спілкуванні в соціальних мережахПроте правила ділового листування не вітають такі прояви емоцій, оскільки одержувач може не знати їх справжнього значеннята прийняти їх за незрозумілий йому набір пунктуаційних помилок.

Також варто відмовитись від написання тексту великими літерами. В інтернеті набір слів написаних великими літерами називають фразами, що кричать, і частіше такі фрази несуть у собі негативне забарвлення. Одержувач при прочитанні електронного ділового листа може розцінювати такий шрифт негативно, що згубно позначиться сприйняття сенсу. Якщо у діловому листі потрібно підкреслити важливість будь-якого моменту, краще використовувати вступні словосполучення, наприклад, «Звертаємо Вашу увагу, що Вам необхідно надати пакет документів для продовження договору не пізніше 10.02.2017 року» або «Зверніть увагу, що документи на продовження договору слід подати до 10.02.2017».

Не варто передавати секретну інформацію за допомогою електронної пошти

Для передачі особистої чи конфіденційної інформації краще відмовитися від електронних поштових скриньок, оскільки існує загроза перехоплення відомостей зловмисниками для використання у своїх корисливих цілях. До такої інформації можуть бути віднесені: номери телефонів, паролі від банківських карток, особові банківські рахунки і т. п. Важливо пам'ятати, що інформація зберігається на сервері поштового агента і у разі злому може бути викрадена.

Наприкінці листа обов'язково має стояти підпис відправника

Як уже говорилося раніше, кожен надісланий лист має містити конкретизований підпис. Часто розробники поштових скриньок вводять функцію блоку підпису, до якого можна внести дані про посаду, ім'я та контактний номер телефону. Згодом блок буде автоматично відображатися в кінці кожного листа, що дозволить спростити набір тексту. Важливо правильно скласти підпис, щоб одержувач мав можливість при відповіді листа коректно звернутися до відправнику. Приклад підпису може мати такий вигляд: «З повагою, Петров Микола Олександрович, +79810000000».

Роблячи висновки, можна відзначити, що для того, щоб зрозуміти, як вести ділове листування електронною поштою, не потрібно освоювати додаткові та складні ази. Варто лише дотримуватися елементарних правил етикету і дотримуватися норм російської мови.

В умовах сучасного світуділовий контакт нерідко бере свій початок із ділового листування – письмової форми ділової взаємодії, яка включає будь-який вид кореспонденції (лист, повідомлення тощо), яка надсилається будь-якою офіційною особою від його імені та в силу займаної ним посади.

Важливим аспектом є дотримання певних норм етикету. В іншому випадку, зв'язки можуть обірватися, а клієнт або діловий партнер будуть втрачені. Грамотно оформлене ділове листування сприяє максимально сприятливому враженню про вас чи компанію.

Володіння магією букв актуально кожної людини. Припустимо, при пошуку нової роботи: складання та відправлення резюме, тестових завдань, супровідних листів, додаткових даних про себе, погодження часу зустрічі.

Цікаво, що правила ділового листування, що існують сьогодні, склалися близько 150 років тому в Англії.

Види ділових листів

Щоб визначитися з тим, як скласти лист, потрібно знати різницю між його видами. Це допоможе визначитися з темою послання та правильним його оформленням. Це допоможе не виглядати безглуздо в очах важливого опонента.

За структурою оформлення розрізняють:

• Листи-комунікації

Сюди відносяться листи-відмови, претензії, виправдання, зізнання. Все, що співробітник використовує під час своєї професійної діяльності.

• Листи-договореності

Важливий різновид листа. Завдяки їй підбивають підсумки зустрічі, формують домовленості, позначають час виконання завдань, переконуються у правильності розуміння договору обома сторонами.

Правила ділового листа

Те, яким чином дозволяють собі говорити блогери – не ваш варіант. Немає виправдання помилок та помилок. Не можна втішати себе складнощами з вивчення мови ще з дитячих років. Необхідно бути максимально вимогливим до себе. Інакше це становить несприятливу картину про вашу особистість і освіченість.

Особливість ділового листування полягає в тому, що помилки у написанні слів професійної сфери вважаються показником некомпетентності людини у вибраній сфері.

Основні правила:

1. Відмовтеся від використання слів, точне визначенняяких ви не знаєте. У крайньому випадку – перевіряйте їх значення за словниками.
2. Уникайте використання специфічної термінології. Деякі слова можуть бути незнайомі співрозмовнику і помилково витлумачені. Етикет ділового листування передбачає у разі давати пояснення термінам і абревіатурам.
3. Пишіть короткими реченнями. Довжина і хитромудрість конструкцій доречна при написанні роману, а не при ділових переговорах.
4. Попередньо набирайте повідомлення не в тілі листа, а документі на комп'ютері або інтернет-редакторі. Позитивним аспектом є автоматична перевірка орфографії та пунктуації тексту. Також це унеможливлює випадкове передчасне надсилання листа адресату або його втрату через закриття браузера або втрату інтернету. Працюючи в Microsoft Word, використовуйте автозбереження матеріалу через певні проміжки часу.
5. Уникайте набору повідомлення на телефоні або планшеті. Існує ризик недоречного автовиправлення.
6. Перевіряйте перед відправкою на помилки та логічність побудови тексту. Набраний текст рекомендується знову перевіряти ще раз через годину, тимчасово переключившись на інші справи і забувши про його написання. Це допоможе поглянути на текст з іншого боку, бачачи всі неточності.

Оформлення ділового листа

Необхідна особлива увага до деталей при оформленні та веденні листування. Також це говорить про повагу до опонента, що дозволяє заощадити час, який може бути витрачено на переробку матеріалу.

Не варто нехтувати такими аспектами:

• Коректне заповнення теми листа

Якщо це перше повідомлення, заголовок може бути яскравим. Однак, якщо спілкування з опонентом вже існує, тему листа слід позначити коротко і лаконічно. Це засади спілкування. Вони допомагають знайти повідомлення через час, щоб перечитати, буде легко і відправнику та одержувачу.

• Цитування

У надісланому повідомленні можуть бути запитання, на які ви повинні дати відповідь. Має сенс відповідати на них, цитуючи кожен окремо. При надсиланні листа з кількома пересилками варто використовувати нумерацію та розбивку тексту на абзаци. Так співрозмовнику буде зрозуміло, на яке питання ви даєте відповідь.

Надмірна кількість ланцюжків цитування створює відчуття хаосу повідомленнях. Однак, якщо є необхідність повернутися до раніше відправлених повідомлень або нагадати співрозмовнику про щось, це варто зробити. Зокрема, якщо справа стосується бюджету, пакету послуг, часу.

• Враховувати всю отриману інформацію

При складанні листа необхідно коротко коментувати всі документи, які ви прикріпили або співрозмовник. Так одержувачу буде відразу зрозуміло, який вміст файлів на нього чекає.

• Власний підпис - аналогія візитівці

Ділове листування припускає наявність підпису. Її можна зробити автоматичною, тоді вона буде присутня у кожному відправленому листі. Як скласти інформативний підпис? Використовуйте ім'я та прізвище, актуальне на даний момент посаду, робочі контакти та логотип компанії.

Наприклад: «З повагою, Іване Іванову, менеджер ваших проектів, номер телефону або будь-які інші месенджери». Або «Best regards, Ivan Ivanov…».

Також підпис може бути яскравим і креативним, свідчивши про особливий зв'язок з компанією або справою. Наприклад, співробітники мережі книжкової індустрії можуть використовувати фразу «Зараз читаю…», вставляючи назву актуальних новинок. Але такі речі краще узгодити із начальством.

• Поштова адреса

Правила ділового листування мають на увазі відображення поштової адреси. Краще якщо він буде суто робітником. Там може відображатися назва компанії, посада, ім'я або прізвище, але не рік народження або грайливі прізвиська/слова. Краще продумати правильну назву адреси на багато років, якщо плануєте залишити її навіть за зміни діяльності чи посади.

• Шрифт та інтервали

У документації найчастіше використовують шрифт Times New Roman розміру 12 для таблиць або 14 для тексту. 1,5-2 інтервали. Це негласні засади.

Стиль ділового спілкування

Ділова листування має на увазі тонке балансування на межі. Приятельське спілкування тут недоречно, але й підкреслено серйозне не підходить.

Особливості спілкування:

• Суворість конструкцій

Зменшувально-пестливі слова, сленгові вирази будуть недоречними.

• Використання смайликів

Обережне використання смайликів або відмову від них. Перший контакт не допускає їх наявності у принципі. Надалі дужки можуть бути присутніми, але виключно позитивні, в помірній кількості. Милості та гумор неприпустимі у цьому стилі спілкування. Неприпустима така форма, якщо ви у підпорядкуванні у співрозмовника.

• Привітання на ім'я та по батькові

Правила ведення ділового листування мають на увазі поважне ставленнядо співрозмовника, увага та інтерес до його персони. Це підвищує інтерес опонента до вас, збільшує шанс на його поблажливість. Бажано знати заздалегідь, як звати людину, до якої ви звертаєтесь, а також її переваги щодо звернення.

• Відповідь протягом двох діб

Коректним є надсилання відповіді повідомлення протягом кількох робочих днів. Інакше це вважається неповагою. Якщо листа було відправлено перед вихідними або відпусткою, на нього можна не відповідати, якщо він нетерміновий. В іншому випадку необхідно попередити співрозмовника про тимчасову відсутність вашої відповіді або коротко відписатися щодо вмісту листа.

• Відсутність настирливості

Постійно запитувати про щось, просити підтвердження покаже вас у не найкращому світлі. Якщо потрібно підтвердження співрозмовника, можна йому нагадати про необхідність відповіді через три доби. Якщо справа термінова, краще це згадати спочатку у вашому першому повідомленні.

• Правило дзеркала

Етикет ділового листування часто допускає звернення до опонента так, як це робить він. Це підвищує можливість взаєморозуміння, спілкування однією рівні. Слідкуйте, які терміни, стиль спілкування, звернення використовує ваш співрозмовник.

• Вітання зі святами

Якщо спілкування відбувається близько чи під час офіційних свят, варто привітати співрозмовника. Такі правила ділового листування. Також корисно знати, коли в опонента день народження.

• Подяка

Елементарною ввічливістю будуть слова подяки у відповідь на вітання, запрошення, пояснення.

Враховуючи всі вищеперелічені особливості, налагодити контакт із співрозмовником і скласти сприятливу думку про себе не важко.

Важливість правил ділового листа

По суті, будь-який надісланий лист – візитна картка, відображення обраної ділової позиції. Щоб вона виглядала гідно, вселяла повагу та довіру, а переговорам супроводжував комфорт та ефективність вирішення завдань, знання правил гарного тонута їх постійне дотримання – непохитна запорука успіху.

Щодо будь-якого листування, в інтернеті або в листах, діють такі ж строгі норми, як і при спілкуванні по телефону, особистих переговорах. Принципи, на яких побудовано взаємодію:

• взаємоповагу опонентів до особистості та ділової позиції іншої людини;
• увага до ділових інтересів опонента;
• дотримання конфіденційності;
• пунктуальність у вирішенні важливих завдань.

Ділове листування необхідне, оскільки:

• при надсиланні листа немає відповіді, навіть якщо він мав на увазі;
• листи губляться в потоці непотрібної інформації та співробітники постійно телефонують, просячи перевірити пошту;
• після прочитання електронного повідомлення незрозуміло, що потрібно від вас;
• через достаток подробиць та хаосу інформації в повідомленнях думки плутаються, а складне питаннятак і не наважується.

Можна заощадити багато вільного часу, якщо впровадити загальні правила ведення ділового листування. Це допоможе уникнути вищевикладених проблем.

Ділове спілкуваннянеможливо уявити без ведення листування, тому що особиста зустріч для вирішення питань співробітництва не завжди можлива. Більшість нагальних проблем ділова кореспонденція

Ділове спілкування неможливо уявити без листування, оскільки особиста зустріч для вирішення питань співробітництва не завжди можлива. Більшість нагальних проблем ділова кореспонденція допомагає вирішити в короткі терміни, але недотримання правил етикету чи алогічна побудова листа можуть зашкодити партнерським відносинам чи відштовхнути потенційного клієнта. Як і в офіційних переговорах, тут існують певні правила: оформлення листа та стиль спілкування.

Загальні правила ведення ділового листування

1. До складання листа визначтеся з його характеристиками:

тип листа (супровідний, гарантійний, замовлення, нагадування, повідомлення, тощо; д.; презентаційний лист або передбачає відповідь);

ступінь доступності для адресата (чи зможете викласти всі необхідні моменти в одному листі або потрібен другий, уточнюючий);

терміновість доставки (якщо лист терміновий, краще відправити його рекомендованим або електронною поштою).

2. Оформляйте лист за існуючими шаблонами, Виходячи з його типу, а так само спирайтеся на ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

3. Будь-який діловий лист має таку загальну структуру:

• найменування організації-відправника;
• дата написання;
• адресу одержувача, вказівку конкретного кореспондента;
• вступне звернення;
• вказівку на тему та мету листа;
• основний текст;
• висновок (формула ввічливості);
• підпис відправника;
• вказівку на додаток та розсилку копій (якщо такі є).

4. Під час підготовки ділового листа використовуйте текстовий редактор Microsoft Word:

використовуйте гарнітуру Times New Roman, кегль 12-14 п., міжрядковий інтервал - 1-2 п.;

номери сторінок листа проставляйте внизу праворуч;

при друкуванні тексту на бланках формату А4 використовуйте 1,5–2 міжрядкових інтервалів, формату А5 і менше – один міжрядковий інтервал. Реквізити завжди набираються через один міжрядковий інтервал.

5. Якщо ви виступаєте від імені організації та збираєтеся надсилати лист у друкованому вигляді, обов'язково використовуйте фірмовий бланк, тому що його наявність буде візитною карткоюВашої компанії. Поставтеся до оформлення офіційного бланка з особливою ретельністю, це вміння має бути обов'язковим для будь-якого офісного співробітника.

6. При міжнародному листуванні лист повинен бути складений мовою адресата або англійською(Як найпоширенішим у ділових відносинах).

7. Дотримуйтесь коректного, ділового тону. Починайте лист із звернення, який залежно від ступеня вашої близькості з кореспондентом може починатися як зі слів «Шановний + П. І. О.», так і «Дорогий + П. І. О.». Запам'ятайте, що слова в зверненні або вказівці адресата в жодному разі не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.» або «начальнику відділу» як «поч. відділу») – такі правила ділового етикету. Завжди закінчуйте лист словами подяки за співпрацю. Перед підписом має бути фраза «З повагою, …» або «Щиро Ваш, …». Звернення на «ти» в офіційному листуванні є неприпустимим, навіть якщо ви підтримуєте з кореспондентом дружні стосунки.

8. Ретельно підбирайте лексику, уникайте неточностей та двозначних фраз, зайвого вживання професіоналізмів. Лист має бути зрозумілим.

9. Розділяйте зміст листа на смислові абзаци, щоб він був громіздким і складним сприйняття адресатом. Дотримуйтесь правила: перший та останній абзаци повинні містити не більше чотирьох друкованих рядків, а решта – не більше восьми.

10. Відповідайте на ділові листи згідно з прийнятим етикетом:на письмовий запит – протягом 10 днів після отримання; на листи, надіслані факсом або електронною поштою, – протягом 48 годин без урахування вихідних.

Внутрішньоорганізаційне ділове листування

Ділове листування між співробітниками компанії відрізняється більшою спрощеністю в порівнянні з кореспонденцією, що надсилається сторонній організації.

• бути лаконічним;
• носити діловий характер;
• у листі обов'язково вказується дата;
• наприкінці листа присутня формула ввічливості та підпис.

Прикладом внутрішньоорганізаційного ділового листування може бути лист-вітання від імені керівника або колективу, адресований ювіляру або співробітнику, який отримав підвищення.

p align="justify"> При письмовому обговоренні проектів зазвичай використовуються лише деякі обов'язкові елементи ділового листа - вказівка ​​теми, звернення, короткий викладсуті питання та формула ввічливості з друкованим підписом.

Пам'ятайте, що форму листа та необхідний шаблон потрібно вибирати, виходячи з рівня ділового листування та типу інформації, яку ви хочете надати адресату.